Първични счетоводни документи

Счетоводните документи представляват хартиени или технически носители, които съдържат счетоводна информация. Съгласно Закона за счетоводството, те имат доказателствена сила. Също, според закона, счетоводните документи се класифицират на:

Първични – те са носители на информация за стопанска операция, която се регистрира за първи път. Като първични документи се разглеждат и електронните документи, които съдържат изискваната от закона информация и са представени в електронна форма при спазване на изискванията на Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги.
Вторични – те са носители на преобразувана информация, която е получени от първичните документи. Преобразуването на информацията се прави чрез обобщаване или диференциране.
Счетоводни регистри – те са носители на хронологично систематизирана информация за извършените стопански операции, която се взима от първичните и вторичните счетоводни документи. (чл. 4 от ЗС)

Съгласно чл. 5 от Закона за счетоводството в българските предприятия счетоводните документи трябва да се съставят на български език, с арабски цифри и сумите да са написани в левове. В случаите, когато се работи с чуждестранни контрагенти, те могат да бъдат съставени и на съответния чужд език и със съответната чуждестранна валута. Ако сделката е уговорена в чуждестранна валута, при отчитането се записва левовата равностойност на сумата съгласно централния валутен курс на БНБ за дадената валута към датата на сключване на сделката. Постъпващите в предприятието документи на чужд език се превеждат на български в предвидените от закона случаи.

Първични счетоводни документи – общи положения

Съгласно чл. 6, ал. 1 от ЗС, първичен счетоводен документ, който е адресиран до външен получател трябва задължително да съдържа следната информация:

Наименование и номер на документа, като в документа трябва да се съдържат само арабски цифри;
Дата на издаване на документа;
Име на физическо лице или наименование на юридическо лице, адрес, ЕИК от Търговския регистър или ЕИК по Булстат за юридическите лица или ЕГН/ЕНЧ за физическите лица.;
Предмет, натурално и стойностно изражение на стопанската операция.

Съгласно чл. 6, ал. 3 от ЗС, първичен счетоводен документ, който се отнася само за дейността на предприятието, трябва да съдържа следната информация:

Наименование и номер на документа – само с арабски цифри;
Дата на издаване;
Наименование на предприятието;
Предмет, натурално и стойностно изражение на стопанските операции;
Име и подпис на съставителя на документа.

Когато първичния счетоводен документ се съставя чрез автоматична счетоводна система и се отнася само за дейността на предприятието, подписът на съставителя се заменя от електронен подпис или друг индикатор, разпознаващ съставителя (чл. 6, ал. 4 от ЗС).

Ако някой от посочените задължителни елементи (по чл. 6, ал. 1 и 3 от ЗС) липсва в първичния счетоводен документ, той се счита за документално обоснован в случай, че са на лице документи, които удостоверяват липсващата информация (чл. 6, ал. 5 от ЗС).

Издаването на първичен счетоводен документ, който е адресиран до външен получател се прави в случаите, когато това е предвидено от закон (чл. 7, ал. 1 от ЗС).

Не се допуска да се правят поправки по издадени първични счетоводни документи. В случай, че е направена грешка при съставянето на такъв документ, той трябва да бъде анулиран и да бъде издаден нов на негово място (чл. 8 от ЗС).

Отговорност за достоверността на информацията в първичните счетоводни документи, носят лицата, които са техни съставители (чл. 6 от ЗС).

Видове първични счетоводни документи

В счетоводната практика се използва голямо разнообразие от първични счетоводни документи – фактура, приходни и разходни касови ордери, касова книга, вносна бележка, платежно нареждане и авизо, мемориален ордер, складова разписка, платежно искане за незабавно инкасо, мемориален ордер, авансов отчет, искане (заповед) за отпускане на материални ценности от склада, месечна сметка – пътна книжка, констативен протокол, инвентаризационен опис.

Фактура

Фактурите се издават от всички данъчно задължени лица при извършване на доставка на стоки или услуги на други лица.

Фактурите биват два вида – данъчна и обикновена.

Данъчна фактура се издава в случаите, когато лице регистрирано по ЗДДС прави доставка на стоки или услуги, освен в случаите, когато доставката бива документирана чрез протокол (съгл. 113 от ЗДДС). В този вид фактура сумата на ДДС се пише на отделен ред.

Опростена фактура се издава в случаите, когато доставчикът на стоката или услугата (съставителя на фактурата) не е лице регистрирано по ЗДДС. Тук ДДС не се пише на отделен ред, а само се включва в общата сума за плащане.

Задължение да издават фактура имат всички физически и юридически лица, които предоставят на други лица стоки или услуги срещу заплащане – търговци, земеделски производители, лица на свободна професия и физически лица.

Основните моменти при издаването на фактурата са следните:

Издава се на хартиен или електронен носител;
Издава се в два екземпляра – един за издателя и един за получателя;
Издава се не по-късно от 5 дни от датата на възникване на данъчното събитие за доставката или от получаване на авансово плащане.

При извършване на вътрешнообщностни доставки (в рамките на ЕС), фактурата се издава не по-късно от 15-то число на месеца, който следва след месеца, през който е възникнало данъчното събитие, като това важи и за случаите, когато е направено авансово плащане.

Фактурата няма точно определен образец, по който се съставя, но тя трябва да съдържа следните задължителни елементи: наименование „ФАКТУРА“; номер на фактурата с арабски цифри (десетразряден номер); дата на издаване; име; адрес, ЕИК и ИН по ЗДДС на доставчика; име, адрес, ЕИК и ИН по ЗДДС на получателя; количество и вид на стоката или вид на услугата и техните единични цени; данъчна ставка в проценти; сума на сделката, включваща и ДДС, дата на която е възникнало данъчното събитие или е получено авансовото плащане; гриф „оригинал“ (при фактурите издавани от лица регистрирани по ЗДДС). Задължително се упоменава и начина, по който ще бъде извършено плащането – в брой или по банков път.

Фактури могат да не бъдат издавани в следните случаи:

Когато получателят на доставката е данъчно незадължено физическо лице;
Когато се правят доставки на финансови и застрахователни услуги;
При продажба на самолетни билети;
При извършване на безвъзмездни доставки;
При доставки на услуги по електронен път от лица, които са неустановени в общността;
Доставки, които се правят от нерегистрирани по закона физически лица, които не са ЕТ и в случаите, когато издаването на документ за тези доставки не е задължително съгласно ЗДДФЛ.

Издадена вече фактура не може да бъде поправяна. Ако се установи грешка в информацията, то цялата фактура трябва да бъде анулирана и да бъде издадена нова. Когато сгрешената фактура е отразена вече в дневника на подателя и/или дневника на получателя, то издателя на фактурата трябва да състави протокол за анулирането, който да съдържа следните елементи: основание за анулиране на фактурата; номера и датата на фактурата, която се анулира; номера и датата на издадената нова фактура на мястото на анулираната; подписи на лицата, които са съставили протокола за анулирането.

Фактурата се издава от счетоводител или касиер в деня, в който е извършена продажбата или когато трябва да се направи авансовото плащане. Тя трябва да бъде подписана от упълномощен представител, който отговаря за сделката. След това тя може да бъде предадена на счетоводителите, веднага или в някой от следващите дни, но не по-късно от 1-во число на следващия месец.

Фактура, която се получава за доставени стоки или услуги от външни контрагенти също се подписва от упълномощено лице и се предава на счетоводството, като това се прави не по-късно от два работни дни.

Счетоводителят/счетоводителите обработват всички издадени и получени фактури за дадения месец до 10-то число на следващия месец и след това се архивират.

Приходен касов ордер

Приходният касов ордер (ПКО) е първичен счетоводен документ, който се използва за документиране на приемането на парични средства в касата на предприятието. Той се състои от две части – основна част и квитанция, като квитанцията се дава на лицето, което е внесло паричните средства. Реквизитите на приходния касов ордер не са законово регламентирани и се ограничават до тези, които описват еднозначно извършената стопанска операция.

Основните данни, които се попълват са: дата, номер, името на вносителя, основанието за внасянето на сумата и самата сума (цифром и словом). Те се попълват както в основната част, така и в квитанцията.

Приходния касов ордер се предава на счетоводството в същия ден, в който е съставен.

Разходен касов ордер

Разходният касов ордер (РКО) е документ, с които се прави документиране на изплащането на парични средства от касата на предприятието. Както при ПКО, така и тук реквизитите не са нормативно регламентирани и се ограничават до тези, които са нужни за еднозначното описване на стопанската операция.

Данните, които се попълват в РКО са трите имена на служителя, който получава сумата. Ако е вътрешен служител се пише и звеното, в което работи, а ако е външен служител – се попълват и адрес, ЕГН и данни от личната му карта. Попълва се също и сумата, която се изплаща на лицето, като тя трябва да бъде написана както цифром, така и словом.

РКО се завежда в касовата книга в същия ден, в който е издаден и му се поставя пореден номер. Всички издадени за деня разходни касови ордери се представят в същия ден в счетоводството, за да бъдат осчетоводени и архивирани.

Касова книга

Касовата книга се използва за описване на движението на паричните средства в касата на предприятието. Тя се води в лева. Преди да започне да се използва касовата книга се номерира (в два екземпляра), прошнурова и се подпечатва и подписва от главния счетоводител и от управителя на предприятието.

Номерата на приходните и разходните касови ордери се записват в касовата книга по поредността на тяхното издаване, като за всяка година тяхната номерация започва от 1.

В практиката съществуват три вида касови книги:

Касова книга с една колона – има само една колона, в която се записват само касови транзакции, които се извършват в предприятието;
Касова книга с две колони – в едната колона се записват касовите транзакции, а в другата – транзакциите, които се извършват чрез банковата сметка на предприятието.
Касова книга с три колони – това е най-изчерпателния вариант на касовата книга. В първата и втората колона записванията са като при двуколонната касова книга, а в третата колона се записват отстъпките.

Нареждане разписка

Нареждане разписка е документ, който се използва при тегленето на пари от банковата сметка. Формата и реквизитите на този документ са определени от Банковия унифициран стандарт на БНБ. Изготвя се в два екземпляра и съдържа следните задължителни реквизити: име на банката; дата и място на издаване; подписи на лицата, които разпореждат сумата; банкова сметка, от която ще се извърши плащането; сумата (цифром и словом); данни за лицето, което е упълномощено да получи сумата – трите имена, ЕГН, данни за лична карта, подпис; печат на дружеството.

Вносна бележка

Вносната бележка е документ, посредством който се внасят пари в брой по банковата сметка на предприятието. Неговата форма и реквизити също са определени от Банковия унифициран стандарт на БНБ. Изготвя се в два варианта и съдържа следните основни реквизити: наименованието на банката; място и дата на подаване; банкова сметка на получателя; сумата (цифром и словом); име на вносителя и подпис; основание за внасянето; печат на предприятието.

Платежно нареждане

Платежното нареждане е документ, който се използва при извършване на плащане по банков път. Неговата форма и реквизити са определени Банковия унифициран стандарт на БНБ. Реквизитите, които включва са: наименование на банката; банкова сметка и BIC код на фирмата-получател; наименование на фирмата-получател; наименование на фирмата-наредител; банкова сметка и BIC код на фирмата-наредител; дата и място; сума; основание за плащането; подпис на наредителя. В основанието за плащане се дава кратка информация за номер на документа, вида на услуга, вид на данъка (ако е платежно нареждане за плащане към бюджета) и др.

Платежното нареждане винаги е съпътствано от авизо, което представлява писмено уведомление, което банката изпраща на своите клиенти при промяна по техните сметки – получени или направени плащания.

Платежно нареждане за незабавно инкасо

В платежното нареждане за незабавно инкасо се попълват сумите за получаване от държавното обществено осигуряване, сметката на получателя, сметката на платеца, информация за платеца. Посочва се също и параграфа, мястото и датата на подаване и наименованието на банката. Полагат се подписи на лицата, които представляват получателя и печат.

Авансов отчет

Авансовите отчети са документи, които се попълват при отчитане на подотчетните лица за изразходваните от тях средства, които са им били отпуснати като аванс. Реквизитите, включени в него не са определени нормативно и се ограничават до тези от тях, които могат да опишат нееднозначно извършената стопанска операция.

Служебни аванси се отпускат за закупуване на материали и други малотрайни и дълготрайни предмети и за командировки. Тяхното опускане става с Разходен касов ордер, а отчитането на разхода – с авансовия отчет.

Мемориален ордер

Мемориалният ордер е документ, в който се описват счетоводни статии, за които няма първични счетоводни документи. Такива са например: валутни преоценки, операциите по приключване, прехвърляне на материални ценности от едно материално-отговорно лице на друго, годишни инвентаризации и др.

Неговата форма и реквизити не са нормативно определени и се ограничават до тези, които дават нужната информация за стопанската операция.

Складова разписка

Складова разписка се съставя в случаите, когато се задължава материално-отговорно лице с ценности, постъпващи в склада. Тя се съставя в два екземпляра, като единият се прикрепя към фактурата и се дава в счетоводството, а другият се дава на материално-отговорното лице.

Складовата разписка трябва да включва: пореден номер; дата на постъпване на активите в склада; данни за активите - наименование, количество, мярка, единична цена; обща стойност на постъпилите активи; трите имена на МОЛ; подписи на приел и предал.

Искане (заповед) за отпускане на материална ценност от склада

Искането се прави, когато трябва да се отпуснат материални ценности от склада за производствената дейност или за други нужди на предприятието. То трябва да включва: дата; отделението/звеното на предприятието, за което са предназначени; наименование на актива/активите; мярка; наредено количество (цифром); отпуснато количество (цифром и словом).

Месечна сметка – пътна книжка

Месечната сметка – пътна книжка се използва за отчитането на използваното гориво от служебните автомобили в рамките на един месец. За всеки автомобил се съставя отделна месечна сметка. Тя се съставя в един екземпляр, който е за счетоводството, прикачва се към авансовия отчет и се съхранява в папката-досие на съответния автомобил. В нея се попълват следните данни: трите имена на шофьора, марката и регистрационния номер на автомобила, месец и година на изготвяне на книжката. Записват се и показанията на километража при тръгване и при пристигане, като се пресмятат изминатите километри за всяко от пътуванията. Въз основа на данните за изминатите километри в пътната книжка се изчислява разхода на гориво. За всяко пътуване се попълва направлението и датата, на която е осъществено.

Констативен протокол (пригодена бланка за брак на ДМА)

Констативният протокол за брак на ДМА се съставя когато се бракуват дълготрайни материални активи, електроуреди или друга техника, която трябва да бъде проверена от техническо лице.

Инвентаризационен опис

Инвентаризационен опис се прави, когато се извършва годишна инвентаризация на материалните активи или когато се сменя материално-отговорното лице. В него се описва всеки вид наличен актив, като се пише наименование на актива, намерено количество, количество по счетоводни данни, брой, мярка, единична цена, стойност в лева, липси и излишъци.

Източници:

Лекции по дисциплината „Счетоводен документооборот“, НБУ

Закон за счетоводството, в сила от 01.01.2016 г., обн. ДВ. бр.95 от 8 Декември 2015 г., посл. изм. и доп. ДВ. бр.72 от 27 Август 2024 г.

https://bg.know-base.net/7576800-cash-book

https://pnb.pc-remonti.net/order/prihoden

https://nra.bg/wps/portal/nra/taxes/dds-v-balgariya/fakturirane