Същност и предназначение на счетоводните форми

​

   Счетоводната отчетност във всяко предприятие се осъществява посредством прилагането на определена счетоводна форма, която включва всички счетоводни регистри, в които се групира и обобщава първичната счетоводна информация отнасяща се за осъществената от предприятието дейност. В зависимост от начина, по който тези регистри са взаимосвързани и от тяхната последователност, както и от начина, по който се отразява счетоводната информация, съществуват различни варианти на счетоводните форми.

     

     Независимо от разнообразието от форми, всяка от тях трябва да осигурява:

• Осъществяването на предварителен и текущ контрол върху първичната счетоводна информация на предприятието;

• Синхронизирано осъществяване на хронологично и систематично счетоводно отчитане – аналитично и синтетично отчитане;

• Отвореност на системата на счетоводството с цел да се осигури възможност за включването на допълнителни задачи;

• Логическо преобразуване на счетоводната информация по време на нейната обработка и използване;

• Предоставяне на необходимата счетоводна информация на ръководството на предприятието с оглед да се вземат управленски решения по отношение на данъчното облагане и на опазването на собствеността;

• Обективност, точност, достоверност, пълнота и навременност на счетоводната информация;

• Единство на класификацията на отчетните обекти въз основа на утвърдените национални класификатори;

• Възможност за последващ данъчен и финансов контрол;

• Информационно взаимодействие със статистиката въз основа на статистическите показатели.

 

    Изборът на счетоводната форма, която да се прилага в дадено предприятие се прави от неговия главен счетоводител. Чрез този избор се регламентира моделът, по който ще става счетоводното записване и определяне на системата от счетоводни регистри за текущото и периодичното отчитане.

      

  Прилагането на рационална счетоводна форма в предприятието води до поевтиняване на отчетния процес, до повишаване на надеждността на счетоводната информация и своевременно получаване на информацията от отчетните показатели.

 

Видове счетоводни форми

        

   Най-често срещаните видове счетоводни форми са следните: едножурнална, дневник-главна книга, дневник-каре, мемориално-ордерна форма, журнално-ордерна форма и автоматизирана счетоводна форма. По-долу ще разгледаме всяка от тези форми.

 

​

Едножурнална счетоводна форма

  

        Първата създадена счетоводна форма е едножурналната. Неин създател е италианския математик Лука Пачиоли, който през 15-ти век я отпечатва в своя труд „Всичко за аритметиката, геометрията, пропорциите и отношенията“. Поради тази причина тя била наричана още и „италианска счетоводна форма“. В тогавашния си вид едножурналната форма включвала три счетоводни регистъра: мемориал (паметна книга), журнал (дневник за хронологични записвания) и тетрадка (главна книга за систематични записвания). С развитието на обществото все повече нараствали изискванията по отношение на организацията на счетоводната отчетност. Първо, възникнала необходимостта от отразяване на данните по аналитични сметки и групирането им в синтетични. Поради тази причина, започнала да се използва главна книга, в която се включват синтетичните сметки, а воденето на аналитичните сметки започнало да се прави чрез спомагателни книги. Промени имало и в структурата на баланса, като стопанските активи и техните източници започнали да се представят в съответните групи. Паметната книга (мемориалът) загубва значението си, а на нейно място се появяват документите. Всички тези промени водят до възникването на по-нова, усъвършенствана едножурнална форма, която включва следните основни регистри: дневник (журнал), главна книга и спомагателни книги.

       

   Изходен момент при осчетоводяването по едножурналната счетоводна форма са първичните счетоводни документи. На база на информацията, съдържаща се в тях, данните се пренасят в дневника. Записванията в дневника се правят по хронологичен ред, като задължително се посочва датата на извършената стопанска операция и се съставя счетоводна статия. Данните от дневника се записват по синтетичните сметки в главната книга и по аналитичните сметки в спомагателните книги. За да се обвържат записванията, в дневника се отбелязват страниците на съответните книги, където се водят сметките, а по сметките в главната и спомагателните книги се записват номерата на счетоводните статии, които са записани в дневника. Обобщаването на данните става чрез съставянето на оборотни ведомости в края на отчетния период, като те биват два вида: оборотни ведомости за състоянието на синтетичните сметки и оборотни ведомости за състоянието на аналитичните сметки към съответните синтетични сметки.

   

    Основният недостатък на тази счетоводна форма са многото записвания, които на места се дублират. След въвеждането на машинното обработване на информацията, тя става неефективна за практическо приложение, но успешно може да се ползва с учебни цели.

 

​

Дневник-главна книга

​

    Дневникът-главна книга е по-съвършен вариант на счетоводна форма. Първоначално тя се налага в Америка, поради което става известна като американска счетоводна форма. По-късно намира приложение и в Европа.

     

     При тази форма дневникът и главната книга се обединяват в един регистър, наречен „дневник-главна книга“. По този начин се рационализира счетоводния труд, тъй като записването на едни и същи данни по отделните регистри се свежда до минимум. Също така, чрез дневника-главна книга се дава възможност да се осъществява контрол върху записванията по синтетичните сметки. Това я прави практична, поради което се използва и днес в по-малките предприятия. В дневник-книгата се водят не повече от 25-30 сметки. Тя има формата на таблица. Основен неин недостатък е това, че в нея могат да бъдат представени само данни за оборотите по сметките, но не се прави разбивка по кореспондиращи сметки.

​

​

Дневник-каре

​

    Счетоводната форма дневник-каре е подобна на италианската форма (едножурналната форма). Появява се през 18-ти век и е известна като немска форма. Различното тук е, че за да бъдат намалени записванията по главната книга, към нея се въвежда нов регистър, който се нарича каре. Той представлява голям лист хартия, на който се представят отделните синтетични сметки в таблична форма. Записванията по сметките се правят на основата на операционните бележки без да се посочват техните начални салда. Началните салда на сметките се отразяват директно по синтетичните сметки в главната книга. Карето съдържа и таблица за рекапитулацията, като в нея се прави обобщение на сумите на дебитните и кредитните обороти за всяко каре. Карето се води преди да бъде заведено в главната книга, а записванията в нея се правят въз основа на обобщените данни от карето.

 

    Освен каре, тази счетоводна форма съдържа и всички основни регистри, с които се прави хронологично и систематично счетоводно отчитане.

 

       Въпреки, че донякъде рационализира работата в сравнение с италианската счетоводна форма, дневника-каре е трудоемка форма, тъй като  е предимно ръчна и с ограничен капацитет. Неин плюс е простотата ѝ, което я прави подходяща за приложение в малки предприятия.

​

​

Мемориален ордер

​

    Мемориално-ордерната счетоводна форма включва основните регистри, използвани за хронологично и систематично счетоводно отчитане. Изходните данни се взимат от първичните счетоводни документи и се записват в мемориалните ордери. Във всеки мемориален ордер задължително се записва съдържанието на стопанската операция, за която се съставят и кореспондиращите сметки. Документите, въз основа на които се създава даден мемориален ордер се прилагат към него. Когато има стопанска операция, за която трябва да бъдат съставени две или повече статии, това може да се отрази в един мемориален ордер, като всяка от статиите получава пореден номер. Всички съставени мемориални ордери се описват в регистрационен дневник, който представлява хронологичен регистър. В дневника се посочват: поредния номер, датата и сумата на всеки от ордерите. В края на всеки месец се прави сбор от сумите по записаните в дневника мемориални ордери и по този начин се установява какъв е оборота от извършените стопански операции в предприятието в рамките на месеца.

​

     Систематичният регистър на мемориално-ордерната форма е главната книга. В нея се пренасят данните от мемориалните ордери, като те се отразяват чрез записвания по синтетични сметки. Главната книга представлява сбор от всички синтетични сметки, които са заведени през дадения отчетен период. Всяка от синтетичните сметки се записва под формата на таблица, състояща се от две страни – лява и дясна, в която се записват номерът на статията, датата и сумата, а измененията по дебита и кредита се посочват не само като общи суми, но и като кореспондиращи сметки.

​

        Основното предимство на главната книга е, че представя обобщено оборотите по сметките в кореспонденция с други сметки, което дава възможност за проследяване и съпоставяне на оборотите между различните синтетични сметки и може да се види как е формиран оборотът на генерално ниво.

 

      На база на данните от главната книга се съставят оборотни ведомости за състоянието на синтетичните сметки, като тези ведомости са както обикновени, така и шахматни. При съставянето на обикновените оборотни ведомости се ползват данните за общия дебитен и за общия кредитен оборот, а при съставянето на шахматните оборотни ведомости се вземат се и данните от колоните, в които са записани кореспондиращите сметки. Съпоставянето на данните за оборотите от дневника с оборотите по дебита и кредита на синтетичните сметки в оборотната ведомост дава възможност да се осъществява ефективен контрол по отношение на спазването на основните принципи на счетоводната отчетност. Въз основа на данните, записани в крайните салда на сметките в оборотната ведомост се съставя счетоводния баланс в края на отчетния период.

​

     Аналитичното отчитане при мемориално-ордерната форма става чрез организирането на картотеки. Записванията по аналитичните сметки се прави въз основа на данните от първичните счетоводни документи, които са приложени към мемориалните ордери. Периодично данните от текущите записвания по аналитичните сметки се обобщават в оборотни ведомости. Всяка оборотна ведомост обхваща всички аналитични сметки, които са заведени към дадена синтетична сметка. Началните салда, оборотите и крайните салда по тези сметки се сравняват с данните в главната книга за съответната синтетична сметка и по този начин се осъществява контрол върху точността на направените счетоводни записвания.

 

    В сравнение с по-горе разгледаните счетоводни форми, мемориално-ордерната форма намира по-широко приложение, тъй като тя притежава следните предимства:

• Създава възможност за осъществяване на ефективен текущ и последващ контрол чрез съчетаването на регистри за синтетично и аналитично отчитане;

• Ползването на мемориални ордери като изходна база за записванията по сметки гарантира по-висока степен на достоверност на записванията още в началната фаза, тъй като те обикновено се попълват от главните счетоводители или други висококвалифицирани счетоводители.

• Създава условия за разделение на труда на счетоводителите в дадено предприятие, което увеличава ефективността от работата им;

• Записванията по синтетичните сметки, които включват не само общите обороти, а и кореспондиращите сметки са от голяма полза при анализа на дейността на предприятието, тъй като така се дава възможност за формиране на отчетните показатели.

• Използването на картотеки и свободни листове улеснява прилагането на съвременни методи за обработка на счетоводната информация.

 

     Основните недостатъци на мемориално-ордерната форма са следните:

• Голяма част от счетоводната информация се обработва ръчно, а отделните записвания се правят с много изчисления. В края на отчетния период поради големия обем на информацията и ограничения срок, често се допускат грешки, което усложнява отчетния процес;

• Едни и същи записвания се правят многократно, което увеличава излишно обема на работа на счетоводителите;

• Разделеното водене на синтетични и аналитични сметки може да доведе до изоставане на отчитането на аналитичните сметки, тъй като те са по-многобройни, в резултат на което да се наложи периодичното обобщаване да се прави без да се съгласуват аналитичното и синтетичното счетоводно отчитане.

​

​

Журнал-ордер

    

     Журнално-ордерната счетоводна форма се прилага в България от 1967 г. Тя представлява модификация на използваната журнално-ордерна форма в бившия СССР. Тази форма се използва и днес, но е видоизменена в съответствие с изискванията на новите икономически реалности.

     

   Основният принцип при журнално-ордерната форма е натрупването и групирането на данните от първичните документи, като това става чрез използване на журнал-ордери. Те имат специфична таблична форма, което позволява хронологичното счетоводно отчитане да се обвърже със систематичните записвания чрез помощния регистър на главната книга – ордера.

 

    Журнал-ордерът се води за отделни или за групи сметки, а записванията по него се правят въз основа на данните от първичните документи. Ако записванията по някои от сметките са многобройни, то тогава те се отразяват в сборни ведомости за аналитично отчитане, а в случаите когато е необходимо – в таблици за систематизиране на данните от първичните счетоводни документи. Ако се водят повече аналитични сметки, това става в картони или ведомости, като в края на месеца данните от тях се обобщават в оборотни ведомости.

 

     Записванията на операциите по журнал-ордера става по хронологичен ред. В края на месеца във всеки журнал-ордер се събират оборотите по дадената синтетична сметка и се представят както общо, така и по кореспондиращи сметки. Всички данни от журнал-ордерите по всяка сметка се записват в главната книга, като оборотна ведомост за синтетичните сметки не се съставя. Въз основа на данните в главната книга се съставя счетоводния баланс.

​

    Основните предимства на журнално-ордерната счетоводна форма са следните:

• Създава се възможност за съчетаване на синтетичното и аналитичното счетоводно отчитане, в следствие на което се намалява пътят на отчетния процес и се повишава степента на достоверност на счетоводните записвания.

• В сравнение с другите форми, при журнално-ордерната форма се допускат по-малко многократни записвания на едни и същи счетоводни данни;

• Позволява широко разделение на счетоводния труд, което увеличава производителността на труда и се намалява вероятността от допускане на грешки;

• Набирането на данни по счетоводните регистри става в съответствие с показателите на периодичната отчетност, което до голяма степен улеснява тяхното съставяне.

• Използваните счетоводни регистри най-често са отделни листове, което позволява те да бъдат обработвани със съвременни технически средства.

 

     Основният недостатък на журнално-ордерната счетоводна форма е нейната сложност, което изисква висока квалификация на счетоводните работници.

 

​

Автоматизирана счетоводна форма

     

     Използването на съвременна изчислителна техника до голяма степен позволи автоматизирането на счетоводния процес, като по този начин намали значително обема на счетоводния труд и намали риска от допускането на грешки. Във все повече предприятия се използва специален счетоводен софтуер, който отговаря на специфичните им нужди. Независимо, от спецификите, всяка една компютърна счетоводна програма притежава следните основни функции: съставяне на индивидуален сметкоплан, съставяне на счетоводни статии, извеждане на различни видове справки, в това число и елементите на годишния финансов отчет.

     

   Използването на счетоводен софтуер не променя методологията на счетоводството, а променя само начина, по който става обработката на информацията.

    

    Предимствата на автоматичната счетоводна форма са следните:

• Данните се въвеждат еднократно без да има дублиране;

• Обработката на данните става много бързо;

• Регистрите за синтетично и аналитично отчитане биват завеждани автоматично;

• Могат да се правят най-различни обобщени справки, включително и на отделни елементи по годишния финансов отчет.

​

​

​

Източници:

1. Джорджева, Б., „Обща теория на счетоводната отчетност“, изд. Тилиа, София, 1995 г.

2. Маринова, Д., „Главна книга“, 12.12.2019 г., достъпно на: https://balans.bg/statiya/glavna-kniga

3. „Как да изготвим правилно ОПР в производствено предприятие?“, достъпно на: https://debal.net/2015/06/24/opr-proizvodstveno-predpriyatie/

4. „Счетоводни форми. Същност определение основни признаци за построяване. Видове счетоводни форми“, достъпно на: https://www.bg-ikonomika.com/2014/11/10.html