Комуникацията в екипа

        Комуникацията е част от ежедневието на всички хора. Чрез нея ние предаваме на другите хора не само информация, но и своите мисли, чувства и преживявания.

 

​

​

​

​

 

 

 

        За да работи успешно един екип, то комуникацията между членовете му трябва да бъде ефективна. Не е ли налице това условие, то работата ще се върши трудно, ще се губи ценно време и е възможно екипа да се провали. Ако един екип не е сплотен, то най-вероятно комуникацията в него е трудна и неефективна. Когато информацията се предоставя навреме, това помага да се вземат точни и навременни решения, което довежда до по-ефективната работа на екипа и мотивация на неговите членове.

        Процесът на комуникация се състои от следните етапи:

• Кодиране – прави се с помощта на символи, жестове и интонация, като идеята се превръща в съобщение.

• Предаване на съобщението – прави се посредством комуникационен канал, който може да бъде: реч, имейл, разговор по телефона, видеоконференция, съвещание и др.

• Приемане на съобщението – получателя приема информацията и от него се очаква да предприеме необходимите действия.

• Разкодиране – получателят разбира правилно смисъла на идеята.

• Възприемане – получателят на информацията предприема очакваните от изпращача на съобщението действия.

• Използване – получената информация може да бъде използвана по различни начини: да се предприемат действия във връзка с нея, да има само информативен характер или да бъде забравена.

• Обратна връзка – този, който предава съобщението получава информация за това как то е било прието, разкодирано, възприето и използвано.[1]

        Както в организацията като цяло, така и в отделния екип, като част от тази организация, съществуват два основни начина на комуникация: писмен и устен.

 

        Писмената комуникация рядко се използва без помощта на устната, тъй като често тя сама по себе си не е ефективна и достатъчна. При писмената бизнес комуникация средство за предаване на информацията и съобщенията са написаните думи. Каналите, посредством които се осъществява писмената комуникация в екипа могат да бъдат: имейли, социални медии, чатове, фирмени документи. Писмената комуникация има следните предимства: помага за поддържането на деловите контакти между членовете на екипа и техните клиенти, има доказателствена стойност при нужда, може да служи за припомняне на дадена информация и др. Недостатъците на писмената комуникация се изразяват в: информацията се предава по-бавно в сравнение с устната комуникация, по-бавно се получава обратна връзка от получателя на информацията, няма възможност да се задават въпроси (ако съобщението е под формата на имейл или писмен документ). [1]

 

        Устната комуникация се осъществява директно лице в лице. Чрез нея членовете на екипа обменят информация или послания, като се опитват да ги изразяват ефективно. Каналите, чрез които се получава устната информация са пет: зрителен, слухов, сензорен (свързан е с допира и усещанията), вкусов и обонятелен. Най-често се използват зрителния и слуховия канали.[1] Устната бизнес комуникация се използва при провеждане на делови бизнес срещи, при делова комуникация по телефона, при презентиране на даден продукт и при провеждането на конференции, видеоконференции и пресконференции.

 

        Предимствата на устната комуникация са следните: информацията се предава и възприема бързо, могат да се правят доуточнения на момента и да се задават въпроси, осъществява се бърза обратна връзка и др.[1] Нейните недостатъци се изразяват в по-краткото време за възприемане на информацията, невъзможност да се направи справка по-късно (освен ако не се запише на някакъв носител), не може да се използва за доказателство при нужда и др.[2]

 

        За да работи успешно дадена организация, то екипите, които я съставляват, трябва да бъдат добре сработени и сплотени, устремени към изпълнението на общите цели както на отделния екип, така и на тези на организацията като цяло. За да се върши ефективно работата в един екип е нужно комуникацията в него също да бъде ефективна. Ефективната комуникация спомага за по-доброто и бързо изпълнение на работните задачи и за бързото и ефективно справяне с проблемите, а това от своя страна води до повишаване на мотивацията на екипа и намаляване на напрежението и конфликтите в него.

Източници:
[1] Бойков, В., Бойков, Д., Устна и писмена бизнес комуникация. София. 2015.

[2] Борисова, Л., Ведър, Й. Писмени и устни комуникации. Ботевград. 2011.