Писмена бизнес комуникация - същност, функции и форми

      При писмената бизнес комуникация средството за предаване на информацията и съобщенията са написаните думи. Нейни носители могат да бъдат: доклади, писма, бележки, формуляри и други писмени документи. За разлика от устната комуникация, писмената бизнес комуникация позволява да се правят записи на информацията и съобщенията за бъдещи нужди. Този процес на запазването на информацията върху хартиен или електронен носител, се нарича документиране. Самият документ представлява доказателство за нещо и трябва да бъде пазен, за да може да се ползва при упражняване на права или за доказване на някакъв факт.

 

        Писмената бизнес комуникация изпълнява редица функции. Някои от тях са:

• Помага за поддържането на деловите контакти между служители и клиенти и между бизнес партньори. С тяхна помощ изпращането на съобщения може да стане и между най-отдалечените точки, което улеснява поддържането на бизнес връзките;

• Чрез писмената комуникация се представя фирмата, поради което е нужно писмената информация да бъде внимателно изготвена и да има систематизирано и точно съдържание;

• Ползва се в счетоводството, тъй като много от документите на фирмата се използват за счетоводна цел. Това са документи като заповеди, инструкции, разпореждания, решения, доклади, докладни записки, отчети, протоколи, писма, справки и други;

• Документите, като част от писмената комуникация, се използват като доказателство при съдебни спорове;

• Писмената комуникация може да се използва при провеждането на промоции. Това става чрез отпечатването на брошури, каталози, ценови листи и други, които биха улеснили клиентите в избора на продукти или услуги.

• Служи като инструмент за анализиране на статистически данни относно търсенето на стоки и услуги, удовлетвореността на клиентите и други.

   

      Писмената бизнес комуникация се проявява под различни форми:

• Бизнес кореспонденция чрез делови писма. Тя се извършва между бизнес партньори или между предприемач и клиент. Характерното за деловите писма е, че те се изпращат поотделно на всеки делови партньор или клиент. Деловите писма могат да бъдат следните видове: делови покани, рутинни искания, запитвания и поръчки, рутинни отговори, потвърждения, мотивационни писма, последващи писма и благодарствени писма.

• Писмена бизнес комуникация посредством модерните технологии и Интернет – извършва се под формата на: имейли, които обикновено са дигитална форма на деловите писма; комуникация в уеб-сайт (напр. поръчки в онлайн магазин); комуникация чрез социалните медии и комуникация чрез програми за изпращане на мигновени съобщения (чат програми).

  

     Писмената бизнес комуникация има следните предимства пред устната комуникация:

• Позволява документиране на факти и споразумения. Това е може би едно от основните предимства на писмената комуникация, тъй като документът може да служи като доказателство при евентуално възникване на спор в бъдеще.

• Позволява по-задълбочена подготовка. Тъй като пишещия разполага с повече време за обмисляне и редактиране, то писмения текст по принцип е по-добре обмислен и структуриран от словесното изказване. Поради тази причина много оратори пишат предварително изказванията си или ползват услугите на хора, които да им ги напишат.

• Написаното може да се съхранява и размножава. Това позволява на много хора да имат достъп да дадена информация, без да се налага да присъстват някъде.

• Дава възможност за предоставяне на по-пълна и подробна информация на клиентите и бизнес партньорите.

• Някои хора се изразяват по-добре писмено, отколкото ако са пред аудитория и това им помага да се изявяват по-ефективно в работата си.

• Лесно и бързо общуване между хора, които се намират на големи разстояния, благодарение на модерните технологии.

• Едно съобщение може да се изпрати до повече хора за кратък период от време.

• Дава се възможност на получателя на съобщението да го запази като доказателство или за да си припомни съдържанието му по-късно.

    

   Недостатъците на писмената бизнес комуникация се свеждат да следното:

• По-бавно предаване на информацията в сравнение с устната бизнес комуникация;

• По-бавно осъществяване на обратната връзка от страна на клиент или бизнес партньор.

 

Източник: Бойков, В., Бойков, Д., Устна и писмена бизнес комуникация, С., 2015.