Проектиране на длъжностите в организацията

    Проектирането на длъжностите представлява процес, по време на който се определят съдържанието, отговорностите и връзките на дадената длъжност с другите длъжности, като се вземат предвид технологичните и организационните изисквания за дадената длъжност и индивидуалните нужди на изпълнителите на длъжността. Проектираните вече длъжности се описват и документират чрез изготвянето на длъжностни характеристики.

 

   Проектирането на длъжностите е свързано с трите основни характеристики на длъжностите, които са: обхват, дълбочина и взаимоотношения. Обхватът на длъжността представлява броя и вида на задачите, които служителя/работника трябва да изпълнява. Дълбочината на длъжността представлява свободата, която се дава на работещия по отношение на планирането и изпълнението на работата. Взаимоотношенията включват връзките и отношенията, които се създават между хората при общуването им по повод изпълнението на работата. Взаимоотношенията засягат управленските решения в организацията по отношение на йерархията и упражняването на контрол.

 

        За да бъде взето правилното решение кои трудови задачи да бъдат включени в рамките на дадена длъжност се използват различни методи и техники според дадения случай. Най-често използваните от тях са следните:

• Опростяване на длъжностите – представлява разчленяване на трудовите задачи и задължения. Използва се, когато дадената длъжност не е достатъчно специализирана. Работния процес се специализира, като се обособяват по-малки и по-прости задачи за дадената длъжност, които са подходящи за вършене от нискоквалифицирани работници. Негативната страна при употребата на тази техника е, че прекаленото опростяване на задълженията води до монотонност на работата и отегчение на работника.

• Ротация на длъжностите – разнообразява се труда, като се сменят работните места и се възлагат подобни, но различни задачи за изпълнение. Предимството на тази техника е че се повишава гъвкавостта на служителите и на организацията. Основният недостатък е, че може да се предизвика отегчение от труда, ако не се промени съществено неговото съдържание.

• Разширяване на длъжността – увеличава се броя на задачите и задължения и се увеличава отговорността на изпълнителя. Предимството на тази техника е че се оптимизира времето за изпълнението на трудовите задачи, увеличава се гъвкавостта на организацията и се намалява нуждата от помощен персонал. Недостатъкът е, че могат да бъдат загубени предимствата постигнати чрез опростяването на труда и да не се достигнат желаните резултати от разширяването на длъжността.

• Обогатяване на длъжността – разнообразяват се задачите и задълженията и се дава по-голяма свобода и самостоятелност при организирането и изпълнението на задачите. Предимството е, че се повишава гъвкавостта на работника/служителя и удовлетвореността му от работата. Недостатъкът е, че се увеличава риска от грешки и инциденти. Този метод също така е относително скъп за прилагане.

• Автономни работни групи – чрез тази техника се създава работен екип, който е автономен и няма определен ръководител. Екипът е натоварен с определени задачи, като неговите членове сами ги разпределят помежду си. Съществува и възможността тези задачи да бъдат заменени с други с цел да се отстрани скуката и еднообразието. Предимствата на този метод са: дава се повече свобода за самоконтрол на работниците, улеснява се въвеждането на нова технология, увеличава се взаимозаменяемостта, отговорността, ефективността и удовлетвореността от работата. Недостатъци: относително скъп за приложение метод, изисква предварителни изследвания при проектирането на работните групи, нараства нуждата да се управляват отношенията между работните групи, възможно е част от трудовите задачи да си останат монотонни. 

    

    Основните етапи, през които преминава проектирането на длъжностите са следните:

1. Определяне на нуждите от проектиране на длъжностите;

2. Определяне на обекта на проектирането (длъжности, които се нуждаят от подобрение и усъвършенстване или изцяло нови за организацията длъжности);

3. Формиране на работна група, която да извърши проектирането на длъжностите – обикновено в такава работна група се включват висши ръководители на организацията, а в някои случаи и външни експерти;

4. Събиране и анализ на нужната информация – използва се главно информацията получена чрез анализ на длъжностите;

5. Разработване на проекти за всяка от длъжностите, които се проектират, като се взема решение относно съдържанието, отговорностите и взаимовръзките на всяка от длъжностите;

6. Внедряване на одобрените от ръководството проекти за длъжностите;

7. Мониторинг на процеса, като се прави наблюдение на реакциите на изпълнителите спрямо направената организационна промяна.