Устна бизнес комуникация - същност и видове

      Устната бизнес комуникация е най-простата форма на общуване и заема централно място в бизнес отношенията. Общуването се извършва директно („лице в лице“). При устната комуникация бизнес партньорите обменят информация и послания, като или ги изразяват ефективно или се опитват да ги прикрият. Каналите, чрез които се получава информацията при устното общуване са пет: зрителен, слухов, сензорен (свързан е с допира и усещанията), вкусов и обонятелен. Най-често се използват зрителния и слуховия канали.

 

        Особеностите на устната бизнес комуникация са следните:

• Извършва се между бизнес партньори, които се намират в едно и също помещение или пространство;

• Бизнес партньорите могат да дават исканата от тях информация;

• Бизнес партньорите трябва се разбират помежду си чрез използване на стандартен делови език;

• Бизнес партньорите могат да повлияят върху вземането на решения;

• Чрез невербалната комуникация, бизнес партньорите получават повече информация относно сделката или казуса.

    Устната комуникация се дели на два вида, според начина, по който се извършва взаимодействието: вербална и невербална комуникация. 

• Вербална комуникация - при вербалната комуникация се използва реч, която е най-важната форма на общуването и се подчинява на езика на дадената страна. От това какви и колко мисли са изказани, се определя съдържателността на вербалната комуникация, а нейните понятност и изразителност зависят от достъпността на получателя до предадената информация и от яснотата на съобщението. Нейната ефективност зависи от много фактори и е тясно свързана с невербалната комуникация. Основното предимство, което вербалната комуникация притежава е, че обратната връзка е мигновена и много бързо могат да се направят необходимите корекции.

• Невербална комуникация - това е процес, посредством който се изпращат и получават, умишлено или неумишлено, съобщения без да се използва реч. В числото на невербалните знаци влизат: изражението на лицето, позата и стойката на тялото, жестовете, движенията, докосванията и погледа. Устната бизнес комуникация се използва при провеждане на делови бизнес срещи, при делова комуникация по телефона, при презентиране на даден продукт, при провеждането на конференции, видеоконференции и пресконференции, при водене на преговори, при разрешаване на конфликти и т.н.

 

        Бизнес срещата представлява събиране на едно място на бизнес партньори, провеждащи помежду си разговор, чиято цел е установяването на бизнес отношения. Според проучванията, служителите на компаниите прекарват повече от половината от работното си време в провеждане на бизнес срещи. В бизнес срещите могат да участват служители от една и съща компания или представители на различни компании, които са партньори или искат да бъдат партньори. В практиката съществуват няколко форми на бизнес разговори: консултация (брифинг), заседание, конференция, конвенция, симпозиум и класически делови разговор. Най-често бизнес срещите имат три форми, които са: формални, неформални и общуване, свързано с работата.

 

    Бизнес комуникацията по телефона е специфична форма на устната комуникация, която все по-често се използва в ежедневието на бизнес организациите, благодарение на все по-динамично развиващите се технологии. Комуникационните технологии позволяват скорост и гъвкавост на бизнес комуникациите и наличие на относителна простота при използването им.

 

    Презентацията е форма на устна комуникация, която отразява личното представяне на човека, който я прави и умението му да ангажира слушателите с информацията, която им излага с цел да се постигне определен резултат. Презентации се правят най-често при предлагане на нови идеи, продукти, запознаване с новите условия на външната среда и др. Презентациите могат да се извършват както без, така и с помощта на технически средства (видео, аудио, графики, таблици, изображения, Power Point презентация и др.).

 

    Конференцията е форма на устната бизнес комуникация, която представлява и бизнес среща, организирана въз основа на тематично съдържание. Тя представлява публична лекция, придружена от дискусия. Конференциите се използват както в бизнес средите, така и в научните среди, от държавните институции, местните органи на самоуправление и от неправителствените организации. Те се организират с цел да се привлече вниманието на експерти към даден проблем на организацията или на обществото. В днешно време, особено в условията на пандемия, все по-голямо популярност придобиват видеоконференциите, които се осъществяват посредством съвременните технологии и Интернет.

 

    Пресконференциите са форма на устна комуникация, която служи за оповестяване на някаква информация пред медиите. Те представляват двустранна форма на комуникация, които се организират основно поради две причини – избягване на сложното подаване на информация на всяка медия поотделно и за да се представят важни събития, които не са успели да привлекат вниманието на медиите. Пресконференциите са важна от т.нар. кризисен ПР, тъй като често те се свикват в случаи на кризи, когато трябва да се даде информация на медиите и обществеността по отношение на причините за кризата, нейното развитие и мерките, които се вземат за справяне с нея.

 

       Устната бизнес комуникация има определени предимства пред писмената комуникация и в някои случаи е за предпочитане. Такива предимства са:

• Информацията се предава и приема по-бързо в сравнение с писмената комуникация;

• Ангажира се вниманието на реципиента на информацията много повече, отколкото това би се случило при четенето на текст.Говорителят е този който налага темпа, количеството и средствата за предаване и усвояване на информацията;

• Свободно изговореното слово се усвоява по-добре от написаното слово;

• Реципиента на информацията винаги може да поиска допълнителна и разяснителна информация.

 

        Недостатъците, които устното бизнес общуване има са:

• По-кратко време за възприемане на информацията (в рамките на една работна среща например);

• Невъзможност за реципиента на информацията да я чуе отново по-късно и да я осмисли отново (възможно е този проблем да се реши чрез аудио или видео запис);

• Наличието на публика да затрудни изразяването на мисълта;

• Не може да се запази като доказателство за бъдещо ползване, освен ако не се направи аудио или видео запис.

 

​

​

Източници:

Бойков, В., Бойков, Д., Устна и писмена бизнес комуникация, С., 2015.

Борисова, Л., Ведър, Й. Писмени и устни комуникации. Ботевград. 2011.