Добри практики за изграждането на ефективен екип

     За да бъде изграден високоефективен екип и да бъдат отстранени част от изброените по-горе недостатъци, мениджърите могат да приложат следните практики при формирането на екипите:

• Да бъде установено направлението, в което ще работи екипа. Това става като членовете на екипа определят общи цели и очаквания, свързани със съвместната им работа. Необходимо е също така да бъде постигнато и съгласие по отношение на това по какъв начин ще бъдат постигнати тези резултати, т.е. да се уточнят какви ще са методите на работа. Всичко това е трудно да бъде постигнато, тъй като винаги ще съществуват различни гледни точки и мнения, затова е нужно да се разработят ефективни механизми, чрез които да бъдат обсъждани всички гледни точки и да бъдат намерени общите цели и направления, според които екипът да работи.

• Членовете на екипа да се избират на база на техните умения и потенциал, а не на това какви личности са. Всеки екип трябва да притежава следните видове умения: функционални и технически умения; умение за решаване на проблеми; междуличностни умения. Поради тази причина е много важно потенциалните екипи или работните групи да успеят да намерят баланс между членовете, които вече притежават необходимите умения и членовете, които тепърва ще развиват нужните умения чрез обучения. Следователно, при избора на нови членове за екипа трябва да се обръща внимание не толкова на личностните качества, които те притежават, колкото на това да отговарят на следните изисквания: да бъдат на същото професионално ниво, на което са вече ангажираните в екипа хора и да са в състояние да работят в съответствие с високите стандарти на екипа като бъдат въведени за възможно най-кратко време в работата.

• Провеждане на конструктивни първи работни срещи и предприемане на нужните действия. При фазата на сформиране на екипа, участниците в него изпитват известна несигурност и всеки е много внимателен към сигналите и действията на останалите. На този етап се оформя и лидера на екипа, като той трябва да наложи своя авторитет пред останалите. В зависимост от това как се представя, лидерът може да бъде приет или бойкотиран от останалите членове на екипа. Също така, по време на сформирането на екипа се създават приятелски връзки, групи по интереси, оформят се по-популярните членове и т.н. Организирането на конструктивни работни срещи по време на този етап ще допринесе за осъзнаването, че целостта и единството на екипа е най-важната предпоставка за постигането на желания успех.

• Установяване на правила и норми на поведение. Всички истински екипи развиват свои правила на поведение, които се следват от всички членове. Те са под формата на етичен кодекс, а правилата включени в него са основна предпоставка за постигането на целите и задачите. Най-важните правила се отнасят до следните аспекти от екипната работа: дискусиите, аналитичния подход, поверителността, ориентацията към крайния резултат, приноси и конструктивното противопоставяне. Резултатът от оформянето на правила е установяването на общи критерии за норми и ценности в рамките на екипа. Основната цел на оформянето и спазването на етичния кодекс е изграждането на позитивна и творческа работна среда и провеждането на ефективни и конструктивни работни срещи.

• Установяване на междинни цели. Те трябва да съответстват на непосредствените цели и задачи на екипа. Междинните цели представляват средството за получаването на крайния продукт, който всъщност е резултатът от цялостната работа на екипа. Тяхното определяне винаги трябва да става в съответствие с качествените и количествените цели на екипа. Високоефективните екипи разработват т.нар. „план на контролните точки“, който показва по какъв начин постигането на междинните резултати води до постигането на крайната цел на екипа. На практика, посредством този план се оформя концептуалната рамка на работата на екипа, т.е. той представлява стратегията на екипа.

• Осигуряване на адекватна информационна осигуреност на екипа. Информацията е един от жизненоважните ресурси за екипа, тъй като тя им дава възможност да реагират своевременно на промените във външната среда, като редефинират целите си.

• Повишаване на ефективността на работата чрез сътрудничество и конструктивни конфликти. Сътрудничеството е една от най-важните характеристики на екипа, тъй като то представлява полагането на общи усилия в името на общото благо. При осъществяването на сътрудничество, всеки член на екипа споделя своите умения и информация с останалите членове на екипа. Високоефективните екипи насочват всичките си ресурси за да подкрепят тези членове, които срещат затруднения и им осигуряват практическа и морална подкрепа. Реализирането на сътрудничеството става само при условие, че са дефинирани целите на екипа и очакваните специфични резултати. С нарастването на сътрудничеството, екипът се научава как да използва възникващите конфликти в процеса на работа по конструктивен начин. Някои екипи правят грешката да се стараят да избягват конфликтите на всяка цена, тъй като смятат, че те вредят на работата, но това не е точно така. Посредством конструктивните конфликти могат да се канализират новите идеи и решения, което да доведе до повишаване на творческия потенциал на екипа и ефективността на неговата работа.

• Използване на силата на обратната връзка, мотивацията и признанието. За да може да се направи анализ на представянето на екипа, трябва да има обратна връзка. Тя може да бъде два вида – положителна и отрицателна. Отрицателната обратна връзка сравнява качеството на резултатите със заложените цели, а позитивната измерва дали целите на екипа отговарят на условията на външната среда. Ефективността на работата на екипа е пряко зависима от това дали целите са поставени правилно. Важно е да се правят периодични анализи на представянето на екипа, тъй като по този начин се оценяват и идентифицират грешните действия и пропуснатите възможности, което позволява в бъдеще те да бъдат избягвани. Мотивацията също е важен фактор, който влияне на ефективността на екипа, като тя се формира на база на индивидуалните очаквания, характера на работата, заплащането и признанието за свършената работа.

 

​

Източник: Хаджиев, К. Нови измерения на екипния подход. Сп. Диалог, бр. 4. 2012.