Идентифицирането на потребността от проекта обикновено започва с проучване на настоящата ситуация в бизнеса или региона. Това проучване се нарича базово или базисно. Основата му цел е да се установи и изясни какво е положението в момента, преди да се премине към това какво е нужно, за да се постигне желаното състояние.

 

     При планирането на базови проучвания, трябва да се обръща внимание на три основни опасности:

• Анализът на състоянието на региона или бизнеса да е направен на база на неподходяща или неточна информация;

• Да се налага събирането на огромно количество данни, за което е нужно много време за да се обработи и когато анализите на тези данни са готови обстановката в региона да е изменена.

• Разходите за придобиването на информацията да са по-големи от ползата от нея.

​

      При обосноваването на необходимостта от даден проект се използват два вида данни:

• Твърди данни – те са от фактологическо естество и могат да бъдат обработвани математически. Чрез тях се описва ситуацията в бизнеса или региона. Осигурява се чрез официално публикувана информация (обикновено статистическа) и чрез структурирани интервюта (анкети).

• Меки данни – те са абстрактни и включват намерения, мнения, преценки и предвиждания. Чрез тях се характеризират нагласите, очакванията и настроенията на целевите групи и бенефициентите. Меките данни могат да бъдат събрани чрез интервюиране на ключови заинтересовани лица, експерти и представители на целевите групи.

​

     Проучванията могат да бъдат първични и вторични. Първичните (емпирични) проучвания се правят на място (на терен) и се придобива информация от първоизточник. Основният недостатък на емпиричните проучвания е, че изискват много време и средства. При вторичните проучвания информацията се извлича от различни източници – книги, публикации, бази данни, реализирани проекти и др. Предимството на този вид проучвания е, че се правят в офиса и не изискват големи разходи, а недостатъкът е, че информацията е много обща и може да не отрази специфичните потребности на целевите групи.

​

     Основен принцип при избора на вида на проучването е първо да се направи проучване на вторичните източници, а ако се установи, че има нужда – чак тогава да се правят емпирични проучвания. За да бъдат ефективни проучванията, важно е в тях да бъдат включени заинтересованите страни. Важно е и да се планира точно и конкретно как ще бъде направено проучването.

​

     Необходимата ключова информация е количествената информация по различни показатели и информация за потребностите, която се дава от заинтересованите лица.

​

     Оценката на ефективността на информацията се прави по следните критерии:

• Актуалност, пълнота и представителност на данните;

• Достоверност и точност на данните;

• Малко време за извършване на проучването;

• Разумна цена за извличането на данните;

• Да не се изискват специални умения за събирането и обработването на данните.

​

      Начин на събиране на информацията: първо от официални източници, а след това чрез анкети, интервюта, лични наблюдения и други емпирични проучвания.

     Обем на извадката: извадка от 100 анкетирани се смята за достатъчна. Определянето на обема на извадката може да се направи по статистически метод. 

    Планиране и изпълнение на проучването – проучването трябва да се базира на ясни цели и хипотези. Въпросниците на проучванията под формата на анкети трябва да бъдат кратки (до 12 въпроса). При тяхното формулиране трябва да се спазват следните изисквания:

• Всеки от въпросите трябва да бъде свързан с определен елемент от необходимата информация;

• Всеки от въпросите трябва да е ясен, недвусмислен и да не подвежда респондента.

     

     Ако информацията е фактологическа, въпросите трябва да са затворени или полузатворени. Те служат за извличане на твърди данни.

 

   Отворените въпроси обикновено се ползват, когато се търси информация, включваща лични мнения, преценки, схващания и впечатления (т.е. за извличане на меки данни).

 

      В някои сфери и случаи е трудно да се наберат необходимите меки данни само от целевата група и затова се интервюират експерти в дадената област, които да допълнят информацията получена от заинтересованите страни.

 

​

Източници:

Найденов, Н. Методика за подбиране на необходимата техника в инвестиционни проекти за земеделска техника. Селскостопанска техника, бр. 5. 2009.

Найденов, Н., Управление на проекти, Силистра, 2011.