Бюджетът представлява финансовия план на проекта. Той е документ, чрез който се прави количествено планиране на ресурсите по задачи, така че да се постигне целта на проекта. Бюджетът също представлява и график, според който се изразходват ресурсите. Той представлява основа за мобилизирането на външните и вътрешните ресурси и служи и като средство за контрол на това доколко ефективно се изразходват ресурсите. Чрез него могат да бъдат идентифицирани изискванията за съфинансиране и възможностите за осигуряване на финансова устойчивост след приключването на проекта.

 

Сценарии при разработването на бюджета

 

       Възможните сценарии са следните:

• Когато се подценяват очакваните разходи по изпълнението на проекта – възможни причини: малък опит на мениджъра, прекалено оптимистични очаквания по отношение на продължителността и разходите, осигуряване на конкурентно предимство по отношение на други проекти и др.

• Когато разходите за изпълнението на проекта са надценени – надценяването може да е в резултат на стремеж да се осигурят възможно повече ресурси, за да се изпълни бързо и лесно проекта, но това може да доведе до отказ за финансиране на проекта от страна на финансиращите институции.

 

Основни стъпки при разработването на бюджета на проекта

 

        Отправната точка, въз основа на която се прави пресмятането на бюджета на проекта е структурата на задачите. Подобни задачи са били изпълнявани и преди и следователно има информация както за времето, така и за нужните разходи. В някои случаи може да се наложи да се пресмятат средни стойности за разходите по дадена задача или разходите да се коригират спрямо инфлацията. Основното правило, според което се изготвя проекта е първо да се определят разходите за най-ниските в йерархията задачи и операции и след това те да бъдат обединени в съответствие с йерархията на проекта.

 

     Най-добре е последователността на работата по изготвянето на бюджета да е следната:

1. Подготвя се спецификация за ресурсите, които са необходими за всяка една от задачите по проекта;

2. Ресурсите се конкретизират в стойностно изражение чрез мерителни единици, количества и единична цена;

3. Конкретизират се източниците на финансирането;

4. Определя се какви ще бъдат оперативните разходи след приключването на проекта;

5. Разработва се план за разходване на паричните средства, предвидени в бюджета.

 

​

План-спецификация за необходимите ресурси

 

​

​

​

​

​

​

​

 

Фиг.1: Форма за детайлно планиране на задачите по проекта

 

        Ако даден ресурс е необходим за изпълнението на повече от една задача, най-добре е тези задачи да бъдат групирани в „пакет“ и това да бъде отбелязано върху графика за изпълнение на задачите.

 

        Представяне на ресурсите в разходни категории – целта е да бъде създадена база, на която да се анализира начина за определяне на разходите, а по-късно и за мониторинг на причините за влизане в преразход или закъснение на изпълнението на задачата. Като се разчлени проекта на компоненти може да се направи категоризиране на разходите според вида дейности (напр. обучение, управление, изследвания и др.). В някои случаи, обаче разходите трябва да се конкретизират по елементи или да се обединят между компонентите, така че да са ясни какви ще са общите разходи за даден ресурс – напр. за персонал, за материали и др.

 

       Конкретизиране на вида на единиците, количеството и разходи за единица - след като се определят видовете необходими ресурси, трябва да се определи и какво ще е тяхното количество, мярката (брой, кг, тон, л и т.н.) и какъв ще е разходът за единица (единична цена). Тази информация се използва за пресмятане на общия разход за даден ресурс. Планирането на разходите по задачите трябва да се основава на възможно най-точни и реалистични прогнози.

 

        Определяне на оперативните разходи след приключването на проекта – това са разходите, които бенефициента на резултата от проекта ще има при неговото използване след като проекта е приключил. Поради тази причина трябва предварително да се определи какви ще са разходите за експлоатацията на резултата от проекта. Това се прави посредством анализ, който започва с идентифициране на нужните разходи за поддържането на резултата след приключването на проекта.

 

       График на разходите по проекта – целта на изготвянето на този график е да се определят моментите, в които се очаква да се направят разходите по дадена задача. На база на това се планира и моментът, в който ще бъдат получени необходимите финансови средства.

 

        За пакет от задачи се прави отделна спецификация, която може да изглежда по следния начин:

​

​

​

​

​

Фиг. 2: Форма за спецификация на ресурсите, необходими за група задачи

 

Източници:

Найденов, Н., Мениджмънт на проекти. Русе, РУ, 2005.

Найденов, Н., Управление на проекти. Силистра, РИТТ, 2011.

​