Целта на детайлното планиране на проекта е да бъдат операционализирани дейностите по проекта, т.е. всяка дейност да бъде конкретизирана по отношение на време, разходи, съдържание, място, целева група и др.

 

   Детайлизираният план на дейностите по проекта включва:

• Съдържанието и крайният резултат от всяка дейност и задача, включена в проекта;

• Ресурсите, необходими за изпълнението на задачите;

• Графика за изпълнение на задачите, т.е. тяхната последователност;

• Моментите, в които трябва да се осигури финансиране на всяка от задачите, за да може да бъде изпълнена;

• Конкретните изисквания към квалификацията и уменията на изпълнителите на задачите;

• Моментите, в които ще бъдат необходими най-дефицитните ресурси;

• Определяне на доставчиците за всеки от необходимите ресурси и определяне на подизпълнителите по задачи.

 

        Детайлното планиране може да се прави преди или след подаването на предложението за финансиране, в зависимост от спецификата и големината на проекта. При малките проекти може да е преди, а при големите – след.

​

​

Разработване на структура на проектните дейности по задачи

 

Роля на структурата от дейности и задачи по проекта

 

        Йерархичната структура на дейностите и задачите по проекта показва какви са необходимите действия за постигането на неговите цели. Дейностите и задачите на практика представляват действено формулирани цели и резултати. Дейностите се разглеждат като възли, в които се събират по няколко задачи, а всяка задача се фокусира върху резултата от изпълнението на няколко подзадачи.

 

      Според метода на структуриране на работните задачи, проектът се разглежда като дърво (дърво на задачите), което е обърнато с дънера нагоре и започва от целта и продължава надолу с резултатите, дейностите, задачите и операциите. Целта е дънера, резултатите/дейностите са дебелите клони, задачите са тънките клони, а операциите са листата.

 

    Проектът се разчленява на задачи, които не се дублират и са еднозначно конкретизирани по съдържание, изпълнител, продължителност, необходими ресурси и др.

        

        Последният етап от построяването на дървото на задачите включва избор на стратегия за цялостното реализиране на проекта. Дейностите (групи от задачи), които са близки по естество се групират. Стратегията на проекта може да предвижда неговото изпълнение нацяло (всички дейности и задачи) или на части. Тя зависи от финансирането, предоставянето на други ресурси, времевите ограничения, желания и виждания на целевите групи.

 

Стъпки при разработване на структура на задачите

 

        Формулирането на задачите става чрез отговор на въпроса „Какво трябва да бъде изпълнено, за да се постигне конкретен резултат от проекта?“

        Стъпките са следните:

1. Мислено разчленяване на целия проект на дейности, чрез които трябва да се постигнат очакваните резултати (това се прави в логическата матрица);

2. Разчленяване на всяка дейност на задачи, които са необходими за планирания в логическата матрица резултат от тази дейност;

3. Всяка задача, която не отговаря на характеристиките за еднородност се разчленява на подзадачи.

 

      За да бъде определена една задача като еднородна, тя трябва да притежава следните характеристики:

• Може лесно да се направи оценка на текущото състояние и хода на дадената задача;

• Задачата се определя от конкретно начало и край;

• Задачата е позната по съдържание и изискванията по нея могат лесно да бъдат определени (продължителност, начин на изпълнение, необходими ресурси);

• Задачата съдържа работни подзадачи (операции), които са измерими, управляеми, не си противоречат, могат да бъдат обединени и са независими от другите задачи.

        Стъпка 3 се прилага за всички нееднородни задачи, докато бъде разчленена и последната на подзадачи. Разчленяването се продължава докато се стигне до нивото на листата, т.е. на операциите.

 

        При извършването на контрол върху процеса на разчленяване на проекта на дейности и задачи, трябва да се отговори на следния въпрос: „Сигурно ли е, че са открити и формулирани всички задачи, които са необходими за постигането на планираните резултати от проекта?“

 

       Основното умение, нужно при разчленяването на проекта е да се подбере правилната дълбочина на разчленяване според вида и сложността на проекта (не повече от 4-5 нива).Често срещана грешка е ненужното разчленяване на много на брой, но несъществени операции.

 

      Дълбочината на разчленяване се смята за достатъчна, ако параметрите на отделната задача са достатъчни за определянето на нейното съдържание, продължителност на изпълнение и необходими ресурси. Ако даден проект изисква голяма дълбочина на разчленяване, най-добре е той да се раздели първо на подпроекти и за всеки един от тях да се разработи структура на задачите.

 

        Продължителността на изпълнението на сходни задачи може да е различна, тъй като влияние оказват следните фактори:

• Различия в квалификацията и уменията на изпълнителите на задачите;

• Промяна в техническото състояние на използваното оборудване – амортизация или използване на по-ново оборудване;

• Различна осигуреност с необходимите ресурси и информация;

• Случайни събития – природни бедствия, заболявания на работниците и др.

 

     Въпреки, че действието на тези фактори не може да бъде предотвратено, те могат да бъдат предвидени. Това се постига на практика чрез три вида оценки, които се правят на времетраенето на изпълнението на задачите – песимистична, реалистична (най-вероятно време) и оптимистична.

 

Подреждане и обвързване на проектните задачи

 

        След като дейностите бъдат разчленени на задачи и операции, те трябва да бъдат съпоставени една с друга, така че да се направи конкретизация по отношение на:

• Последователността на тяхното изпълнение;

• Зависимостта на дадена задача или операция от друга. Зависимост може да има и ако две или повече независими една от друга задачи се изпълняват от един изпълнител;

• Дали има задачи, които могат да бъдат изпълнени едновременно (паралелно).

        За целта се прави реалистична оценка на времетраенето на изпълнението на всяка от задачите.

 

        Грешките при прогнозирането на времетраенето на задачите са в следствие на:

• Пропускане на някои от дейностите, задачите или операциите;

• Недооценяване на взаимната зависимост между задачите;

• Неточно планиране на ресурсите;

• Обещание за бързо реализиране на проекта, което не отговаря на реалността.

 

Подготовка на план-график на задачите

 

        Подготовката на план-графика на задачите е част от детайлното планиране на проекта. Графикът за изпълнение на задачите се базира на подхода за управление по цели. В него се изяснява последователността и продължителността на изпълнението на задачите по проекта, както и взаимната обвързаност между задачите.

 

        За изобразяването на плана за изпълнение на задачите се използва графикът на Гант. Първо се копират дейностите по проекта от матрицата, а след това се преминава през следните основни стъпки:

• Подготвя се подробен списък със задачите, които се гледат от дървото на проекта (дървото на задачите);

• Уточнява се каква ще е последователността и взаимната обвързаност на задачите;

• Определя се началото, продължителността и края на изпълнението на всяка задача;

• Подбират се индикаторите, които ще използват за мониторинг на сроковете на задачите;

• Формулират се изискванията за специалност и квалификация за изпълнението на задачите;

• Задачите се разпределят между членовете на проектния екип.

 

      Времето за цялостното изпълнение на проекта се определя от периода, който започва от началната дата на първата задача и завършва с крайната дата на последната задача. Този период се нарича цикъл на проекта. Ако задачи се изпълняват в рамките на определеното време и проектът ще се изпълни навреме, а ако изпълнението на една или няколко от задачите се забави, това ще доведе до забавяне и на целия проект. Поради тази причина е възможно в случаите когато има излишни ресурси в даден момент те да бъдат прехвърлени и да се използват за ускоряване на забавените задачи и по този начин да се ускори и цялостното изпълнение на проекта.

 

График на Гант

 

      Графикът на Гант се използва от мениджърите като инструмент, чрез който планират, изпълняват и контролират проекта. За проектната група той представлява средство, чрез което се онагледява проекта и чрез което новите членове на екипа могат бързо да бъдат въведени в работата по проекта.

 

    По отношение на планирането графикът на Гант показва взаимовръзката между отделните задачи, което дава възможност на мениджъра да види проекта в неговата всеобхватност. В този смисъл, може да се определи, че графикът на Гант играе ролята на инструмент, чрез който се прави подреждане на задачите по моментите на тяхното започване и чрез който се въвеждат новите членове на екипа в работата и в разпределението на ресурсите.

​

        В хода на изпълнението е възможно някои задачи да бъдат изпълнени по-рано, а други по-късно от предвиденото. По-бързото приключване на задачите дава възможност на мениджъра да преразпредели останалите от тях ресурси и да ги насочи към забавящите се задачи. Ако няма забавяния на задачите, по-ранното приключване на някои от задачите, ще доведе и до по-ранни приключване на целия проект. В случай, че въпреки преразпределението на ресурси от по-рано приключили задачи към забавящи се задачи не помага, то тогава ще се наложи да се поиска увеличение на финансирането по проекта или да се удължи срока на проекта.

​

    Контролът се осъществява посредством сравняване на графика със задачите с действителния ход на тяхното изпълнение. Така могат лесно да се прогнозират евентуалните отклонения и да се вземат навременни мерки те да бъдат предотвратени.

 

 

Източници:

Найденов, Н., Мениджмънт на проекти. Русе, РУ, 2005.

Найденов, Н., Управление на проекти. Силистра, РИТТ, 2011.