Жизненият цикъл на един проект обхваща всички фази на неговото развитие от началото до неговия край. Въпреки, че се нарича „жизнен цикъл“, процесът всъщност е линеен, а не кръгов. Все пак никой не би искал да се върти в кръг, когато изгражда един проект.

      Полезно е да можете да различавате главните фази на проекта чрез различните процеси, които са характерни за тях и чрез очертаване на границите между отделните фази. Тук могат да бъдат оформени и крайъгълните камъни (основните моменти, mile stones), където главните заинтересовани лица да могат да влияят върху развитието на проекта, като се придържат към първоначалните цели и могат да решават дали да продължат проекта или да го приключат по-рано от предвиденото. Както знаем, биха се загубили много време и пари, ако проектът бъде затворен преди да е изпълнил предназначението си. Работещите по проекта трябва не само да се стремят да движат проекта по-добре, но и трябва да могат да разпознават кога е необходимо да го затворят преди да е изпълнен.

 

        Според PMBOK фазите на проекта са четири: стартиране, подготовка, извършване на работата, приключване. Според PRINCE фазите също са четири и са следните: предпроект, иницииране, доставка и последна фаза на доставката. Всъщност имената на фазите са различни, но те означават едно и също нещо: концепция (замисъл), планиране, изпълнение/развитие и приключване. Ще разгледаме всяка една от тези фази по-долу.

 

​

Първа фаза: Концепция

    

        По време на тази фаза се ражда замисъла за проекта. Тук трябва ясно да определят какви ще са целите на проекта. Тези цели трябва да бъдат съгласувани между всички заинтересовани лица. Веднъж след като е постигнато съгласие и е взето решение какви ще са целите на проекта, трябва да се състави писмен документ, в който те да бъдат описани. Това не се прави само за да удостовери съгласието на заинтересованите лица относно целите, но и за се упълномощи мениджъра на проекта да използва наличните ресурси, така че да може да се премине към следващата фаза - фазата на развитие.

           Първата фаза (концептуалната фаза) завършва със създаването на така наречената „Харта на проекта“.

 

​

Втора фаза: Планиране

 

        Следващата фаза е фазата на планирането на проекта. В тази фаза ръководителят на проекта е упълномощен да планира какви дейности ще се извършват във следващата фаза – фазата на изпълнение. Заедно с екипа си, той може да започне работа по всички планове, които ще бъдат нужни за ефективното изпълнение на проекта. Главната задача в тази фаза е изграждането на „плана за управление на проекта“.

        В този план вече има по-детайлно описание на много от факторите, свързани с проекта, в сравнение с хартата. В числото на факторите са включени неща, като: сферата на действие на проекта, продължителността на работите по проекта, разходите, изискванията за качество и други.

       В плана за управление на проекта трябва да се включват например: план за комуникация, анализ на риска, планове на доставките и т.н.

   По принцип, плана за управление се превръща в документ за задвижване на проекта, когато той премине във фазата на изпълнение. С други думи, когато достигнем до фазата на изпълнение на проекта, то тогава просто трябва да изпълним този план.

 

 

Трета фаза: Изпълнение

 

        Това, което е особено важно за тази част е постоянния мониторинг и контрол, които трябва да се извършват. Планът за управление на проекта предоставя основните линии, по които трябва да се работи и затова е нужно да бъде изграден механизъм, по който да се следи как се развива проекта, за да сме наясно къде има разминавания между плана и действителността.

      Важна част от фазата на изпълнение е анализа на възможните промени. Той помага да се определи къде има пропуски и разминавания между това, което е планирано да се случи и това, което се е случило в действителност. Тъй като в някои моменти от фазата на изпълнение е много вероятно да се наложат промени, те трябва да се анализират и след това да се интегрират в плана за изпълнение на проекта, за да се подпомогне по-нататъшното изпълнение на плана.

 

​

Четвърта фаза: Приключване

 

     След като е приключена фазата на изпълнение е време да се премине към фазата на приключване.

    Това, което е най-важното тук е, заедно с клиента на проекта да се провери, дали резултатите от проекта се припокриват с очакванията, които са записани в хартата в първата фаза, когато се създава концепцията за проекта.

      Екипът, който работи по проекта, трябва да седне и да разгледа всеки аспект от изпълнението на проекта. Препоръчва се именно тук да се създаде документ, който да описва какви са уроците, които са научени от изпълнението на проекта. В този документ могат да се направят и препоръки относно изпълнението на бъдещи сходни проекти.

      Много е важно, когато се затваря даден проект да се съберат всички документи свързани с него и да бъдат архивирани. Те трябва да се архивират по такъв начин, че да са лесни за достъп и хората, които изпълняват бъдещи подобни проекти да могат лесно да ги намират и ползват.

   

 

Фази на публичните проекти

​

       Цикълът на проекта при публичните проекти включва следните фази:

1. Програмиране – анализира се състоянието на национално, секторно и регионално ниво с цел да се идентифицират проблемите и ограниченията, които трябва да бъдат решени или възможностите, които трябва да се използват. Така се осигурява програмната рамка, въз основа на която се генерират идеи за проекти и се подготвят самите проектни предложения.

2. Идентифициране – на тази фаза се подбират и ранжират според приоритетността си подходящи за проекта идеи. Тук се включват следните дейности: анализиране на проблемите на целевите групи, идентифициране на подходящи дейности чрез които да се решат тези проблеми, провеждане на консултации с бъдещите ползватели на резултатите от дадения проект.

3. Формулиране – на тази фаза се развиват предложения за проекти, които са значими за целевите групи или са идеи за развитие на конкретния бизнес. Всички заинтересовани страни трябва да участват в уточняването на идеята за проекта, а след това да направят и оценка на неговата осъществимост и устойчивост, която се изразява в дългосрочните ползи от този проект.

4. Финансиране – прави се оценка на предложението за проект от финансиращата организация и се взема решение дали да бъде финансиран или не.

5. Изпълнение – на тази фаза се осъществяват всички планирани дейности по проекта.

6. Оценяване – финансиращата организация прави оценка на изпълнението на проекта и резултатите от него с цел да установи дали са постигнати планираните цели. Тук се формулират и архивират поуките от изпълнения проект, които могат да се ползват при изпълнението на други подобни проекти в бъдеще.

 

 

Източници:

Найденов, Н., Управление на проекти, Силистра, 2011.

Open2Study, Project Management Priciples