При формирането на екипа по проекта първо се прави избор на ръководител на проекта. Ръководителят (мениджърът) на проектния екип е най-важната фигура в процеса на формиране на екипа и неговият избор трябва да бъде направен внимателно.

 

          Кога трябва да се избере ръководителят на проектния екип? Това се определя до голяма степен от организацията-бенефициент на проекта. Правилото гласи, че колкото по-рано бъде избран ръководителят на екипа по проекта, толкова по-ангажиран ще бъде той с изпълнението на проекта. Най-добре е това да стане веднага след получаването на одобрение за финансиране на проекта, т.е. в момента когато започва да се прави детайлно планиране на задачите и разходването на ресурсите. При по-малки проекти се изисква ръководителят да бъде напълно ангажиран с планирането и изпълнението на проекта и поради тази причина той трябва да участва още по време на определянето на целта и структурата на задачите по проекта.

 

       Основните отговорности на ръководителят на проекта зависят от това дали той е излъчен от организацията-бенефициент или идва от външна организация.

 

     Когато ръководителят на проекта е служител на организацията-бенефициент или е назначен от нея, той отговаря за дейностите по оперативното изпълнение, мониторинга и контрола по отношение на:

• Подбирането, обучението и взаимодействието с хората в екипа;

• Качественото изпълнение на задачите в съответствие с целите на проекта;

• Целесъобразното изразходване на средствата и материалите за проекта;

• Спазването на план-графика на проекта;

• Своевременното информиране на ръководството на организацията по отношение възникнали рискове за забавяне, превишаване на разходите, не достигане на заложеното ниво на качеството и др.

 

       Когато ръководителят на проекта е от външна фирма, той също отговаря за спазването на сроковете и разходването на средствата и материалите, но само в рамките на ангажимента, който неговата фирма е поела към фирмата-бенефициент.

 

​

Критерии за подбор на ръководител на проекта

         

    Основната формулировка, според която се прави подбора на ръководителя на проектния екип е следната: да притежава опит, възможности и компетентности за постигане на крайния резултат (продукт) на проекта в определения срок, с определеното качество и в рамките на определения бюджет. В съответствие с това, най-важните характеристики на ръководителя са: опит и образование, стратегически умения, лидерски качества, да е експерт по изпълнението на проекти и да притежава доказани управленски качества.

         

      Изискванията към ръководителя на проектния екип са следните:

• Да има нагласа към промяна и да умее бързо да се адаптира към променящата се среда;

• Да е специалист (но не прекалено тесен) в областта, в която ще се изпълнява проекта или поне да е запознат с нея. Ръководителят на проекта трябва да е ориентиран към целта на проекта, а не само към отделните задачи. В случаите, когато проекта се изпълнява от подизпълнител, изискванията към ръководителя са много високи.

• Да е психически устойчив и стабилен, за да може да издържа на високите нива на стрес, който се получава в следствие на различни проблеми, които възникват по време на изпълнението на проекта. Освен това, трябва да умее да преговаря, да разрешава конфликти и да мотивира членовете на екипа по проекта.

 

     От казаното дотук, може да се каже, че ръководителят на проекта трябва да може да интегрира организационни, технически, икономически, психологически и други аспекти в едно цялостна комплексна дейност.

 

Подбор на членовете на проектния екип

 

       Основните изисквания при подбора на членове на проектния екип са следните:

• Споделяне и ангажираност с целите на проекта и с очакваните резултати от него;

• Високо ниво на комуникативност и умение за разделяне на отговорностите и властта;

• Компетентност в тематичната област, в която се изпълнява проекта;

• Гъвкавост – възможност да преминават лесно от една дейност към друга;

• Готовност за разбиране и приемане на отговорността си при допускане на грешки или отклонения и предприемане на действия за тяхното коригиране;

• Способност за работа според целите;

• Способност за работа по график и условията на ограниченост на ресурсите;

• Готовност за полагане на извънреден труд при необходимост;

• Способност да се доверява на другите и да им помага;

• Да притежават организаторски умения и да отворени за предложения, идеи и съвети;

• При необходимост, да се подчиняват на повече от един ръководител;

• Да притежават знания по управление на проекти.

 

​

Процес по набиране и подбор на членове за проектния екип

         

      Процесът по подбор на членове за проектния екип протича в следните основни стъпки:

1. Конкретизира се какво трябва да се постигне, като се взема информация от графика на сроковете на задачите;

2. Определят се уменията, нужни за изпълнението на задачите – правят се карти за отговорности и необходимите технически и функционални умения;

3. Определят се наличните специалисти – много е важно да бъдат привлечени хора с възможно най-съответстващи за нуждите на проекта качества, компетентности и умения.

4. Извършване на оценка на компетентността на специалистите;

5. Определяне на необходимото обучение за повишаване на компетенциите и уменията;

6. Договаряне с ръководителите на функционалните отдели на организацията по отношение на това кои хора ще бъдат ангажирани с проекта и какви ще са условията за тяхното участие;

7. Осигуряване на подходящите помещения и оборудване.

 

    Членовете на проектния екип се избират в съответствие със специфичните квалификационни изисквания за изпълнението на задачите. Професионалните критерии за подбор на специалистите са заложени в детайлните описания на задачите по проекта. При подбора освен на квалификацията, трябва да се обърне внимание и на такива фактори като доверие, лични симпатии и антипатии и др. Самият подбор може да се извърши от:

• Ръководството на организацията-бенефициент – при по-малки и по-прости проекти;

• От ръководителя на проекта – при чисто проектните структури отговорността за подбора на кадрите е изцяло на ръководителя на проекта, докато при другите видове структури – отговорността е размита между него и ръководството на организацията.

 

 

Източници:

Найденов, Н., Мениджмънт на проекти. Русе, РУ, 2005.

Найденов, Н., Управление на проекти. Силистра, РИТТ, 2011.