Процесът на управление на проекта по време на последните две фази от проектния цикъл – изпълнение и оценка се състои от следните основни стъпки:

 

 

1. Избор на конкретна организационна структура, под формата на която проекта ще се впише в управленската структура на организацията-бенефициент;

2. Избор на състава на екипа, който ще работи по проекта и разпределяне на задачите между членовете на този екип. Евентуално наемане на подизпълнител/и.

3. Мотивация и ръководене на екипа в процеса на изпълнение на проекта;

4. Извършване на контрол и оценка на изпълнението на дейностите;

5. Формално приключване на дейността на екипа и на самия проект.

​

         Фазата на изпълнение на проекта се характеризира с управлението на различните ресурси, които се използват за проекта – материални, финансови, човешки и др. От съдържанието на управленските процеси се определя качественото изпълнение на проекта, а това съдържание зависи от вида на проекта, броя на заинтересованите страни и начина, по който ще се изпълнява проекта.

​​

       Съществуват два начина на изпълнение на проекта:

• Самостоятелно - изпълнителят на проекта е и негов бенефициент;

• Чрез възлагане на външни подизпълнители на целия проект или на част от неговото изпълнение.

 

 

Разпределяне на отговорностите и консолидиране на екипа

​

          Разпределението на отговорностите между членовете на екипа се прави въз основа на графика на Гант за изпълнение на задачите. Мениджъра на проекта утвърждава всеки от членовете на екипа на базата на анализ на неговите умения за изпълнението на определени задачи. По този начин се определят ролите и отговорностите на всеки от членовете на екипа. Разпределянето на участниците в екипа по дейности се представя чрез формуляри и графици на отговорностите на участниците. Във формулярите на участниците се указва началната и крайната дата на тяхното участие в изпълнението на задачите. Те са под формата на таблица.

​

        За да могат да работят заедно, членовете на проектния екип трябва добре да се сработят. Основните фактори, повишаващи сплотеността на екипа са следните: необходимост от взаимодействие при работата по проекта; общи цели и разбирания; наличие на общ противник (конкурент) при разработването на проекти; успешно постигане на екипните цели; успешно решаване на проблемите, свързани с различията в проектния екип; наличие на достатъчно ресурси за изпълнението на проекта.

​

​

Управление на конфликти в проектната група

 

         Основните източници на проблеми и конфликти в проектния екип са свързани с изпълнението на графиците, състава на екипа, приоритетите, административните процедури, бюджетните оценки, мненията и алтернативите за изпълнението на дейностите, междуличностни конфликти и др.

​

          В повечето случаи най-благоприятни последици за съвместната работа и за благоприятното разрешаване на възникналите конфликти има подходът на сътрудничество. Решаването на проблемите съгласно този подход става в следните стъпки:

 

1. Дефиниране на проблема, като се обръща внимание на потребностите и интересите на всяка от страните;

2. Формулиране на възможните решения чрез обсъждания – могат да се прилагат различни методи (мозъчна атака, групова дискусия и др.);

3. Избиране на няколко решения, които задоволяват интересите и на двете страни и извършване на оценка на евентуалните последици от тяхното прилагане;

4. Планиране на необходимите дейности по сътрудничеството, като се определя всеки какво, къде и кога трябва да направи.

5. Изпълняване на планираните действия за преодоляването на конфликта;

6. Извършване на крайна оценка на постигнатите резултати по отношение на решаването на проблема.

​

      Този подход изисква спазването на следните основни правила:

• Винаги се отнасяйте с уважение към другата страна;

• Слушайте внимателно, за да разберете максимално точно каква е позицията на партньора;

• Изложете ясно и категорично, но не агресивно, своите интереси и виждания как може да се реши проблема.

​

​

Провеждане на срещи с екипа и заинтересованите страни

   

      Срещите с екипа и заинтересованите страни се провеждат задължително в началото и края на изпълнението на проекта, а също и по време на изпълнението на проекта (оперативни съвещания). На първата среща се представят целите и задачите на проекта пред широк кръг от заинтересовани страни и пред медиите. Ако не се проведе първа среща, това ще доведе до следните проблеми:

 

• Участниците в проекта няма да имат информация от достоверен източник за същността на проекта, което ще доведе до колебание и неяснота;

• Няма да се познава стратегическата цел на проекта и когато участниците в проекта получат задача, те няма да могат да я свържат с целта и с останалите задачи.

• Ако екипът не се събере на едно място да обсъди най-важните въпроси, няма да се знае кой какво трябва да прави, което ще доведе до затруднения при координирането на дейностите по проектите.

 

      При организирането на такива срещи е важно да се планира грижливо времето, мястото и участниците. Тяхната продължителност не бива да бъде повече от час - час и половина. По време на обсъждането изказвания се правят само от председателя и всяко предложение се гласува.

 

​

Източници:

Найденов, Н., Мениджмънт на проекти. Русе, РУ, 2005.

Найденов, Н., Управление на проекти. Силистра, РИТТ, 2011.