Управленската концепция Lean

Управленската концепция Lean Manufacturing

Lean manufacturing (в превод „стегнато производство“) е управленска философия, която произлиза от философската концепция прилагана в компанията Тойота при производството на автомобили през 50-те години на XX век, която от своя страна се основава на принципите, разработени от Фредерик Тейлър (научният подход). В основата на учението на Тейлър стои рационализирането на работните движения и оптимизирането на използването на ресурси, водещи до повишаване на ефективността на производството. През 80-те и 90-те години на XX век западните компании бяха изправени пред голямата конкуренция на по-ефективните японски фирми и имаха две алтернативи: да увеличат конкурентоспособността си или да фалират. Поради тази причина, те започнаха да възприемат практиките, прилагани от японските компании, в резултат на което подобриха скоростта на производството си, намалиха разходите си и останаха конкурентоспособни. По това време лийн методологията се е свеждала до прилагането на опростени идеи, използвани главно за оправдаване на голямото орязване на разходите.

Много от вариантите на лийн методологията се раждат през следващите години. Това са: тотално управление на качеството (Total Quality Management, TQM), Six Sigma, Точно навреме (Just-in-Time), Теорията на ограниченията (Theory of Constraints). Всяко от тези направления включва различни практики, които японците прилагат и които ги отличават от конкурентите им. Много от тези лийн варианти са оценявани като високоперспективни и изискват продължително обучение, за да бъдат възприети напълно.

Чрез своите книги „Машината, която промени света“ и „Лийн мислене“, Джим Уомак и Дан Джоунс помагат да се издигне разбирането за лийн методологията от просто копиране на японските практики до реално разбиране за това как работят принципите на методологията. Подходът за разбирането на методологията е като към набор от ръководни принципи, а не като към предписания, които трябва да се приложат. Това прави приложението на лийн методологията по-лесно, по-гъвкаво и по-устойчиво.

Лийн методологията съумява да запази позициите си в производството и продължава да се разширява в нови приложения, които включват натрупване на знания относно работата, оказване на помощ на бизнеса по отношение на елиминирането на загубите, подобряване на процесите и стимулиране иновациите в работата, като не се ограничава само в производството, а обхваща всички аспекти на организацията.

В днешно време лийн методологията продължава да бъде популярна за бизнеса, тъй като нейният фокус е главно върху намаляването на загубите и подобряването на ефективността, като по този начин се предоставя повече стойност за потребителя. Тя е широкоприложима, т.е. може да се прилага в различни по размери и вид предприятия. Лийн производството помага да се постигат целите на бизнеса по по-здравословен, по-устойчив и по-интелигентен начин.

Лийн управлението дава възможност на организациите да направят оптимизации по отношение на целия процес по създаване на стойност – от намаляване на времето на производствения цикъл до ускоряване на производството, повишаване на цялостното качество на производствения процес и подобряване на аспектите оказващи влияние върху доставката на крайния продукт. Всичко това се прави като опит да се добави стойността за потребителя.

Важно е да се отбележи, че лийн методологията не се ограничава само до намаляване на загубите и повишаване на ефективността на производството, а е насочена и към непрекъснато подобрение, създаване на организационни знания и усъвършенстване на уменията и знанията на персонала. Знанието, което се създава в организациите е дори по-ценно от оптимизирането на производствения процес, тъй като то остава в умовете на служителите и може да се предава на други служители. Натрупването на знание и опит води до възникване на нови идеи и въвеждане на иновации, което всъщност тласка организациите напред.

Днес, организациите се стремят към усъвършенстване прилагайки лийн принципите в две основни направления: непрекъснато усъвършенстване и ценене и уважаване на хората в организацията. Ако се използват правилно, тези два ръководни принципа допринасят за вземането на умни решения и насочват организациите към използването на по-здравословни и по-продуктивни производствени и управленски системи.

Непрекъснатото усъвършенстване представлява метод, чрез който се идентифицират възможностите за рационализиране на работата и намаляване на загубите, в следствие на което се подобрява скоростта и качеството на производството и доставката. Работата по непрекъснатото усъвършенстване е най-добрият начин да се намалят загубите във всяка организация. Основните загуби за компанията са по отношение на: време за изчакване между стъпките на процеса, свърхпроизводство (компанията произвежда повече отколкото може да продаде), неефективна организация на транспорта, свръхобработка (извършване на твърде много допълнителни и спомагателни операции), излишни запаси и излишен инвентар, излишни работни движения, неоползотворен потенциал на служителите, грешки и дефекти в готовите продукти (водят до нужда от поправка или брак) и др.

Въпреки, че непрекъснатото усъвършенстване се използва по различен начин в различните организации, неговият цикъл включва следните четири основни етапа: идентифициране на проблемните зони и възможностите, планиране, изпълнение, преглед. Този метод е близък по съдържание до научния метод (метода на Фредерик Тейлър), тъй като всяко възможно решение се разглежда като хипотеза, която трябва да бъде проверена.

Вторият основен принцип на лийн методологията е уважението към хората. Тук се включва: уважението към клиентите, уважението към служителите и уважението между служителите в един екип.

Организациите прилагащи лийн философията уважат своите клиенти като не ги карат да плащат за излишъци и загуби по производството, т.е. не се губи времето и средствата на клиента за продукт, услуга или функция, която не обслужва неговите потребности. Също така, стремежът е към намаляване на неефективността на процесите, тъй като така се губят ресурси и усилия за неща, които не са от пряка полза за клиента. Към всичко това се добавя и обратната връзка, чрез която може най-добре да се разбере какви са потребностите и желанията на клиентите.

Уважението към служителите от страна на компаниите, прилагащи лийн концепцията се изразява в даването на автономност, делегиране на права и мотивиране за постигане на високи цели. Лидерите в организацията показват уважение към своите служители чрез прилагането на ясно, леко и наставническо лидерство. Това помага на служителите да останат фокусирани върху предоставянето на стойност за клиента, което е от полза за бизнеса. Така например, продавачите не са принудени да преследват яростно всеки клиент, а насочват своите усилия към конкретни потенциални клиенти.

Уважението в рамките на екипите се изразява в постигането на сплотеност на членовете на екипа, което води до по-висока ефективност на работата. Според лийн концепцията, екип не означава просто група от хора, обединена от постигането на общи цели, а група от хора, която работи за постигането на цели, които са от полза за клиента. Така например, ако един от членовете на екипа бъде поощряван за това, че работи много повече от другите това всъщност създава не само нездравословни и нереалистични стандарти за останалите членове на екипа, но и стеснява изпълнението на задачите, забавяйки по този начин доставянето на допълнителна полезна стойност за клиента. Екипите, следващи лийн философията работят за оптимизиране на системата като визуализират и разпределят работата по такъв начин, че да се осигури стойност на клиента по най-бързия и най-устойчивия начин. Членовете на един такъв екип показват уважение един към друг и си разпределят задълженията равномерно, като ограничават броя на незавършените задачи както на индивидуално ниво, така и на екипно. Те управляват изпълнението на работата като система, а не като група от хора, като приоритизират предоставянето на стойност с всяко решение, което вземат.

Седемте основни принципа на Lean методологията

За разлика от други бизнес методологии, лийн методологията не предлага бързи и твърди правила, инструменти и практики, а по-скоро представлява начин на мислене, който е обобщен чрез следните седем основни принципа, на които се основава лийн концепцията:

Оптимизирайте цялото. Всеки бизнес представлява поток от стойност, генериран от последователни дейности, необходими за проектиране, производство и доставка на продукт или услуга на клиентите. Ако целта на бизнеса е да предостави възможно най-голяма стойност на клиенти си възможно най-бързо, тогава трябва да бъдат оптимизирани неговите потоци от стойност, за да може да се постигне това. За да се разбере как да бъдат оптимизирани потоците от стойност, първо те трябва правилно да бъдат идентифицирани като такива.
Намалете излишъците и загубите. Следва се следното правило: Ако клиентът не желае да плаща за нещо, то може да бъде считано за разхищение. Разхищенията могат да бъдат в следствие на: загуба на време заради изчакване, свръхпроизводство, недобре организиран транспорт (губи се време и ресурси), излишни движения на работниците, неизползван потенциал на служителите, излишни допълнителни преработки на продукта, излишни допълнителни опаковки, излишни запаси и др. Всички това води до допълнителни разходи за организацията, които повишават цената на крайния продукт, което това значи, че тези разходи трябва да бъдат платени от клиентите, а те не биха желали да плащат за нещо, което не им носи стойност.
Повишете качеството. Когато бизнесът расте се появяват все повече ограничения на системата. За да бъдат преодолявани ограниченията и да бъдат намалявани грешките трябва да се следва правилото: Автоматизирайте и стандартизирайте всеки многократно повтарящ се процес или всеки процес, при който може да възникне човешка грешка. По този начин се спестяват доста разходи и се увеличава стойността за клиента.
Доставяйте бързо. Произведеният продукт придобива стойност едва когато достигне до клиента и бъде закупен, следователно колкото по-бързо достигне продукта до клиента, толкова по-бързо той ще придобие стойност и компанията ще може да получи обратна връзка (отзиви) от клиентите. Колкото повече информация получава организацията от своите клиенти, толкова по-добре тя ще знае как да задоволи техните потребности и желания.
Създавайте знания. Този принцип е свързан с първия принцип – оптимизиране на цялото. Организацията, прилагаща лийн концепцията е учеща се организация. Тя расте и се развива въз основа на анализирането на резултатите от малки и постепенно провеждащи се експерименти. За да се запази получената информация, тя трябва да бъде предавана на другите служители в организацията. За целта е нужно да бъде създадена добра организация на документирането на тези знания и за обучението на служителите.
Отложете вземането на решение. Според този принцип, организациите трябва да функционират като Just-in-Time системи, които чакат до последния момент за вземане на решенията. Това позволява на организациите да вземат възможно най-информираното решение разполагайки с възможно най-подходящата и актуална информация.
Уважавайте хората. От спазването на този принцип зависи успехът на всяка една лийн инициатива. От уважение към клиентите си, компанията взема решения, които ще допринесат за създаването на продукт с възможно най-голяма стойност за клиента и с възможно най-малко излишни разходи и загуби. От уважение към служителите си, компанията създава такава работна среда, която да позволява на всеки да върши работата си по възможно най-добрия начин. От уважение към колегите в екипа, всеки служител се стреми към оптимизиране на процесите и равно разпределение на задачите и отговорностите, така че да може да се предостави възможно най-високата стойност за клиента.

Внедряване на Lean методологията в организацията

Внедряването на лийн методологията в една организация може да се осъществи в следните пет стъпки:

Идентификация на стойността за клиента. От гледна точка на лийн философията, стойността на продукта за клиента е нещо, за което той ще смята, че си струва да плати. За да се идентифицира тази стойност е нужно да се анализира съотношението между нуждите, които задоволява дадения продукт и неговата цена.
Управление на създаването на стойност за клиента. След като бъде идентифицирана стойността за клиента е нужно да бъде определено кои дейности по производството на продукта са излишни и трябва да бъдат премахнати или намалени.
Създаване на нов производствен процес, при който излишните компоненти са премахнати. След като се определи кои от дейностите по производството на продукта са полезни и кои излишни, в новия процес на производство се включват само полезните, а излишните отпадат. Това ще доведе да намаляването на загубите на време, материали и труд.
Отговаряне на търсенето на пазара. Това значи, че организацията трябва да предлага на своите клиенти само такива продукти, които отговарят на техните потребности. Всички продукти, които не отговарят на потребностите и желанията на клиентите трябва да бъдат спрени от производство. Само така ще се гарантира, че продукцията ще се продава, а клиентите ще получават това, което търсят.
Стремеж към перфекционизъм. Ако първите четири стъпки се прилагат достатъчно често от организацията, то тогава ще се достигне до етап, при който производството ще е достатъчно оптимизирано, т.е. ще са премахнати възможно повече излишни дейности и ще е постигната перфектната стойност за клиента.

Инструменти на Lean методологията

Лийн методологията разполага с различни видове инструменти, които могат да се използват в зависимост от нуждите и проблемите на дадената организация. Някои от по-популярните лийн инструменти са:

PDCA цикъл – съкращението идва от Plan-Do-Check-Act/Adjust (планирай-направи-провери-действай/коригирай). Някои добавят и етапа O (от observe – наблюдавай) в началото на цикъла. Този инструмент е полезен в следните случаи: при стартиране на нов проект за подобрение; при разработване на нов процес, стока или услуга; при определяне на повтарящи се процеси; при прилагане на каквато и да е промяна; при внедряване на непрекъснато подобрение.
Петте „защо“ (The Five Whys) – представлява анализ на причините и се прилага с цел да се помогне на екипите непрекъснато да усъвършенстват процесите, за да се елиминират излишните дейности и разходи. Неговото приложение е много просто – участниците трябва да задават въпроса защо (обикновено пет или по-малко пъти), за да могат да отделят един от друг отделните аспекти на проблема. Този инструмент позволява на екипите да диагностицират проблема без да се използва статистически анализ и помага да се идентифицират множеството причини за проблема и връзките между тях.
Gemba – това е японска дума, която означава „истинското място“. В контекста на лийн концепцията, това е място (физическо или виртуално), където се работи (пр. цех в производствено предприятие). Отиването в gemba (истинското място) означава да стигнем до сърцето на мястото, където се създава стойност. За мениджърите това означава да излязат от офисите си и да отидат в производствените цехове, за да могат да видят с очите си как се случват производствените дейности. Така те ще придобият по-реална и задълбочена представа за работната среда. Много е важно когато се вземат решения, свързани с промяна на работните процеси, мениджърите да се консултират с хората, които са на първа линия, т.е. тези хора, които са най-добре запознати с производствените процеси и проблемите свързани с тях. Gemba е един от трите важни инструмента на лийн производството, които могат да помогнат на лидерите да подходят към ролята си с по-голямо смирение и да изострят своите аналитични умения.
Andon (Andon Cord) – представлява система за визуална обратна връзка, която показва производствения статус и дава възможност на операторите да „дръпнат кабела“, когато възникнат проблеми. Съвременните система Andon се различават по своя дизайн, но повечето включват цветни светлини, аудио сигнали, текст или други начини за показване на информация за състоянието на работните процеси. При получаване на сигнал, че даден елемент на системата не функционира правилно, операторите могат временно да я изключат докато отстранят проблема.
Five S (5S) – това е лийн инструмент, който е фокусиран върху работните помещения. Той представлява стъпков метод, чрез който се организира, почиства и поддържа подредена работната среда с цел да се максимизира ефективността, да се подобри безопасността и да се намалят разхищенията. Името му идва от японските думи Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke, които са трансформирани в английските: sort (сортирай, разпредели), set in order (подреди), shine (излъскай, изчисти), standardize (стандартизирай) и sustain (поддържай).
Комплексно управление на качеството (Total Quality Management, TQM) – представлява непрекъснат процес, по време на който се откриват и намаляват или елиминират грешки в производството, рационализира се управлението на веригата на доставките, подобрява се удовлетворяването на нуждите на потребителите и се гарантира подходящо обучение на персонала. Неговата основна цел е да се ангажират всички участници в производствения процес, които са отговорни за качеството на крайния продукт или услуга.
Цялостна производствена поддръжка (Total Productive Maintenance, TPM) – прилага се, когато организацията иска да повиши оперативната ефективност на производственото оборудване и безопасността на работниците. При неговото приложение, служителите и работниците са главните действащи лица, тъй като именно те съобщават за възникнали нередности или повреди на машините. Целите на прилагането на този инструмент са: без повреди, без кратки спирания или бавна работа, без дефекти, без аварии.

Източници:

Crawford, M. (2016), “5 Lean Principles Every Engineer Should Know”, достъпно на: https://www.asme.org/topics-resources/content/5-lean-principles-every-should-know
Lynn, R. Useful Lean Manufacturing Tools, https://www.planview.com/resources/guide/what-is-lean-manufacturing/lean-manufacturing-tools/
Terry, J. What is Lean Methodology? https://www.planview.com/resources/guide/lean-principles-101/what-is-lean/
Terry, J. The Lean Priciples 101: The Seven Lean Principles. https://www.planview.com/resources/guide/lean-principles-101/lean-principles-101-2/