Контролът се извършва с цел да се създаде обратна връзка в процеса на управление. Основното предназначение на контрола е да се осигури изпълнението на поставените задачи и цели, така че да отговарят на определените стандарти. Чрез прилагането на контрол се прави сравнение между постигнатите цели и резултати и зададените стандарти, така че ако се установят отклонения, те да могат да бъдат коригирани. Контролът, който се осъществява от ръководството на самата организация се нарича и вътрешен контрол.

 

      Контролът се осъществява, когато всички останали функции на управлението са осъществени. Той се използва, за да се оцени дали организацията или ръководителя на организацията са реализирали добро ниво на дейностите по планиране, организиране и ръководене. Контролирането се свързва най-тясно с планирането, тъй като именно чрез планирането се определят целите и методите за тяхното постигане, а контролирането установява доколко успешно са постигнати тези цели. Функцията контрол се изпълнява от всички ръководители в организацията, независимо от тяхното ниво (висши, средни и низови ръководители), тъй като всички ръководители трябва по всяко време да разполагат с информация относно състоянието на организацията или за частта от нея, за която отговарят. (Гьошев, 2011)

 

     Управленският контрол представлява процес, чрез който се осигурява изпълнението на плановете и постигането на целите на организацията. Той се осъществява като се проследяват дейностите на организацията и е насочен към това да гарантира, че тя се ръководи по планирания начин и всички отклонения се коригират своевременно. (Гьошев, 2011)

  

        Важността на контрола в организацията произтича от това, че дори и да са определени целите, да са изготвени плановете за тяхното постигане и персоналът да е високомотивиран, не е гарантирано, че нещата ще вървят така както се очаква. Именно затова контролът играе важна роля, тъй като той помага своевременно да бъдат открити отклоненията и съответно да бъдат коригирани. Контролът е единственият начин, по който ръководителите могат да разберат дали целите са постигнати. (Гьошев, 2011)

    

      Всъщност, ролята на контрола не се ограничава само до това да се установяват отклоненията постфактум, а и в това те да бъдат предвидени. Следователно, може да се каже, че ролята на контрола не е само да информира, оценява и коригира, но и да предпазва организацията от грешки и отклонения, т.е. той има и превантивна роля. Също така, контролът има и още една роля – той действа дисциплиниращо, тъй като поставя определени изисквания и оказва натиск за тяхното спазване. Превантивната и дисциплиниращата роля на контрола се осъществяват само при условие, че контролът се разпростира върху целия процес, който се извършва в управляваната система (организацията), от нейния вход до нейния изход. (Станчева и колектив, 2010)

 

   Организацията на процеса по вътрешен контрол в предприятието зависи от общите усилия на съвета на директорите, ръководството на предприятието и другия персонал (обикновено служители от финансово-счетоводния отдел). Всички те, пряко или косвено, носят отговорност по отношение на проектирането, функционирането и регулирането на системата на вътрешния контрол. Понятието „разумна увереност“ показва, че вътрешния контрол трябва да бъде на такова ниво на увереност, което изисква разходите за извършването на вътрешен контрол да не надвишават ползите от него. (Стоянов, 2011)

 

   Обект на вътрешния контрол е цялата дейност на организацията, включително нейните операции, активи, информация и ресурси. Всичко, което е свързано с функционирането и постигането на целите на организацията, е във фокуса на вниманието на вътрешния контрол.

 

     Предмет на вътрешния контрол са рисковете и заплахите, които могат да засегнат обекта на контрола. Това включва финансови рискове, операционни рискове, имиджови рискове и други видове рискове, които могат да възникнат по време на дейността на организацията. Предмет на вътрешния контрол са и установените разлики между постигнатите резултати и поставените цели, както и корекционните дейности, които могат да бъдат приложени.

 

    Субекти на вътрешния контрол са всички участници в организацията, които са отговорни за изпълнението и поддържането на контролните механизми. Това включва ръководството, управителния съвет, служителите и други заинтересовани страни, които са ангажирани в управлението и контрола на организацията.

 

    Обхватът на контрола включва всички процеси, политики, процедури и механизми, които са налице в организацията по отношение на управлението на риска и предотвратяването и коригирането на отклоненията, както и осигуряването на нейното ефективно функциониране. Това включва различни аспекти като: вътрешен одит, вътрешен мониторинг, контролни дейности, политики за управление на риска и други контролни механизми.

Системата за контрол в организацията се състои от следните основни елементи:

• Норми/стандарти – с тях се определя в какво състояние трябва да бъдат променливите, които са обект на контрола. Те се задават още по време на процеса по целеполагане.

• Информация – тя се събира посредством определени уреди и системи и чрез наблюдение, след което събраните данни се обработват и анализират. Анализите помагат да се види дали има някакви отклонения от нормата. Те помагат също и да се идентифицират различни рискове, произтичащи най-вече от влиянието на факторите на външната среда.

• Коригиращо въздействие – то се прилага при установени отклонения от нормата или превантивно, за да се намали проявлението на даден риск.

• Комуникационна система – тя е необходима за довеждане на информация относно стандартите, качеството на изпълнението и евентуалните коригиращи действия до знанието на служителите. (Станчева и колектив, 2010)

 

    Контролът може да бъде класифициран на видове според различни критерии:

• Според времето на провеждане на контрола, той бива:

  • Предварителен (превантивен) контрол – чрез него се предотвратяват възможните проблеми за предприятието в бъдеще. Той е насочен към откриване и предотвратяване на възможните отклонения преди да са се случили. Предварителният контрол съдържа политики, процедури и правила, които са насочени към осигуряване на правилното протичане на планираните от фирмата процеси. Може да се прилага в сферата на човешките, финансовите и материалните ресурси. Този вид контрол е най-ефективен и най-изгоден икономически за фирмата, тъй като е насочен към предотвратяването на проблемите, а не към тяхното коригиране и решаване, след като вече са възникнали. В същото време, обаче, неговото приложение е най-трудно, тъй като изисква пълна информация относно бъдещите процеси, а такава не винаги е налична.

  • Текущ (съпътстващ) контрол – осъществява се едновременно с процеса, който бива контролиран. Състои се в наблюдение на изпълнението на работата на сътрудниците във фирмата и е насочен към проверка по отношение на спазването на установените стандарти на работа. Този тип контрол се прилага най-често в производствените организации. Той се извършва въз основа на нормативни показатели, стандарти и правила за изпълнение на работата. Текущият контрол дава увереност на ръководството, че производителността на труда отговаря на нормативните показатели. Много от производствените операции се следят от устройства, които сигнализират при евентуален проблем, което позволява на самите сътрудници да направят  необходимите корекции своевременно. Текущият контрол включва и самоконтрол, чрез който индивидите, работещи в организацията сами налагат контрол върху собственото си поведение съгласно личните си ценности и норми.

  • Последващ контрол (контрол въз основа на резултати) – осъществява се след приключване на дейността и се състои в отчитане на постигнатите резултати. Това е най-разпространеният вид контрол, особено в тези дейности, при които не може да се приложи друг вид контрол. Той се основава на получаване на обратна връзка и дава на ръководството информация относно качествените и количествените резултати от дейността. Основният му недостатък се състои в това, че информацията има констативен и окончателен характер, т.е. тя само показва какви грешки са допуснати, без да могат те да бъдат отстранени. Затова, информацията от този тип контрол се използва най-вече за нуждите  на планирането и за поощряване на тези сътрудници, които са постигнали най-високи резултати.

• Според нивото, на което се осъществява контролът, той бива следните видове:

  • Стратегически контрол – представлява наблюдение на изпълнението на дейностите в предприятието с цел да се осигури правилното приложение на стратегическите планове и да се приложат корекции, ако е необходимо. Основните характеристики на този контрол са: дългосрочност и комплексност. Осъществява се основно от висшите ръководители на организацията (президенти, вицепрезиденти, изпълнителни директори), тъй като те имат най-широк поглед върху организацията и заобикалящата я среда.

  • Тактически контрол – представлява наблюдение на дейностите в организацията с цел да се осигури правилното приложение на тактическите планове на организацията, т.е. на ниво подразделения, отдели, цехове и други звена на организацията, и да се предприемат коригиращи действия, ако това е необходимо. Този вид контрол се осъществява основно от ръководителите на средно ниво, каквито са ръководителите на отдели, ръководителите на подразделения, ръководителите на звена, директорите на дъщерни фирми и др. Докладването относно извършения контрол се осъществява ежеседмично или ежемесечно.

  • Оперативен контрол – представлява наблюдение на дейностите в организацията с цел да се осигури правилното приложение на оперативните планове (ежедневните задачи) и да се предприемат коригиращи действия, ако е необходимо. Той е насочен към контрол върху дейностите и върху изразходването на ресурсите. Осъществява се основно от низовите ръководители, каквито са началниците на цехове, бригадирите, началниците на смени, ръководителите на екипи и др. Докладването относно извършения контрол се осъществява ежедневно. 

• Според сферата, в която се осъществява контролът, той бива:

  • Контрол на физическите (материалните) ресурси – физическите ресурси включват: сградите, машините, оборудването, превозните средства, суровините, материалите, техниката и други материални активи на фирмата. Контролът върху тях може да се изразява в: контрол върху наличностите в складовете, контрол на качеството на готовата продукция, контрол върху изправността на машините, инвентаризация на материалните активи и др.

  • Контрол на човешките ресурси – той се изразява в контрол по отношение на: подбора и назначаването на персонала, трудовото представяне и производителността, удовлетвореността от работата, умението за работа в екип, личностното и кариерното развитие и др.

  • Контрол на информационните ресурси – изразява се в контрол върху: изготвянето на производствена програма и нейното спазване, изготвянето на прогноза за продажбите, оценката на околната среда, анализа на конкурентите и др.

  • Контрол на финансовите ресурси (финансов контрол) – изразява се в контрол върху: навременността на плащанията от и към фирмата, изпълнението на бюджета, наличността от финансови средства, паричните потоци, счетоводното отчитане и изготвянето на годишните финансови отчети и др. Този контрол е много важен за организацията, тъй като той оказва влияние върху другите три вида ресурси (човешките, материалните и информационните). (Гьошев, 2011)

 

     Контролът в организацията е от особена важност, тъй като той помага за: предотвратяването и коригирането на грешки; предотвратяването и разкриването на измами; защита на активите на организацията; повишаването на надеждността на финансовите отчети; гарантиране на спазването на законовите изисквания; подобряване на оперативната ефективност; вземането на по-добри и информирани управленски решения; и т.н.

​​

​

​

Източници:

1. Гьошев, Б., Основи на управлението, МВБУ, Ботевград, 2011.

2. Стоянов, E. Институционално усъвършенстване на одитните модели, Годишник, том IV, Академично издателство „Талант“ на ВУАРР, 2016.

3. Станчева, Ан., Апостолов, Ап., Колева, В., Максимова, В., Серафимова, Д., Владова, К., Димитров, Н., Добрев, Д., Стойнешка, Р., Зафирова, Цв., Теория на управлението, Наука и икономика, ИУ, Варна, 2010.