След като организацията е определила своите цели и е планирала действията, чрез които да ги постигне, тя трябва да пристъпи към създаване на организация на изпълнението на тези действия. Това се осъществява чрез функцията организиране. Функцията организиране може да се определи като процес, при който се разпределят и използват ресурсите, с които организацията разполага, така че тя да може да постига своите цели. Организирането се изразява в разделението на труда и в разпределението на властта в организацията. На практика, то се осъществява чрез изграждане на организационната структура и поддържането и подобряването на тази структура. (Гьошев, 2011)

 

      Функцията организиране включва следните дейности:

• Разпределяне на работата по отдели и длъжности;

• Определяне на задачите за всяка длъжност, както и отговорността за изпълнението на всяко работно задание;

• Координиране на различните видове задачи в организацията;

• Обединяване на отделните работни задания в групи;

• Създаване на връзки между отдели, сътрудници и групи;

• Определяне на йерархията в организацията;

• Разпределяне на ресурсите на организацията. (Гьошев, 2011)

 

   Съществуват различни определения за организационната структура – едни автори я определят като форма на разделение на труда в субекта на управление при реализацията на управленските функции, а според други тя представлява съвкупност от структурни елементи, образуващи йерархия, т.е. тя е средство за йерархично разпределение на властта и отговорността в организацията. В организационната структура се отразяват трайните и повтарящи се връзки между нейните елементи. (Серафимова, 2015)

 

   Организациите имат два вида структури – формални и неформални. Формалните структури са тези, които са описани във фирмените документи (устав, правилник и др.). Като неформални структури се определят тези, които възникват въз основа на мрежи от взаимовръзки между сътрудниците в дадена организация, т.е. те се основават на междуличностни взаимоотношения, а не на правила и документи. (Серафимова, 2015)

 

     Когато се проектира формалната структура на организацията се следват три основни стъпки:

1. Прави се хоризонтално разделение на труда – организацията се разделя по хоризонтала на широки блокове, които съответстват на най-важните направления от нейната дейност, т.е. създават се отдели, звена и др. Също така, се решава и как да се разпредели работата между отделните структури. За всяка структура се решава какъв брой и какъв вид служители ще са необходими.

2. Прави се вертикално разделение на труда – на този етап се установява съотношението между пълномощията, които имат различните длъжности, както и коя длъжност на коя е подчинена. Определят се правата, задълженията и отговорностите на сътрудниците. Също така се определят и начините, по които ще се издават разпорежданията и ще се осъществява отчетността, както и начина, по който ще се вземат решенията в организацията според степента на тяхната важност. Обикновено йерархичните нива на управление в дадена организация са три основни: висше, средно и низово. Разбира се, може да има и повече нива на управление.

3. Интеграция и координация на работата – на този етап се осигуряват необходимите механизми за интеграция на дейността на организационните структури и отделните сътрудници. Интеграцията се постига чрез следването на определени правила. (Серафимова, 2015)

 

    Организационните структури включват два вида елементи – органи на управление и управленски звена. Органите на управление имат делегирани правомощия да вземат решения. Те могат да бъдат индивидуални (отделни ръководители) и колективни (напр. общо събрание, комитет, комисия и др.). Управленските звена представляват административно обособени групи от сътрудници, които участват в подготовката на вземането на управленски решения. Те самите не могат да вземат решения, но могат да подпомагат съответния ръководител при вземането на решения. (Серафимова, 2015)

 

    Специализацията на процесите в организацията може да затрудни координацията им, което се решава чрез групиране на дейностите в отделни звена. Този процес се нарича департаментализация. Съществуват пет основни подхода за изграждане на организационни структури:

• Линейна департаментализация – характеризира се с вертикални връзки и самостоятелни звена. Подходяща е за малки организации.

• Функционална департаментализация – представлява групиране по дейности и квалификация. Подходяща е за средни и големи организации.

• Дивизионална департаментализация – представлява групиране по продукт, потребители или пазари. Подходяща е за големи организации.

• Матрична департаментализация - представлява комбинация от функционалния и дивизионалния подход, характеризира се с подчинение на двама ръководители.

• Екипна департаментализация – при нея се носи отговорност на по-ниски нива и се формират екипи, което увеличава гъвкавостта на организацията. (Гьошев, 2011)

​​

​

​

Източници:

1. Гьошев, Б., Основи на управлението, МВБУ, Ботевград, 2011.

2. Серафимова, Д., Теория на управлението, Трето издание, Стено, Варна, 2015.