Процесът по мониторинг на проекта няколко основни функции, които се изпълняват под формата на следните стъпки:

• Събира се информация, нужна за извършването на оценка на изпълнението на задачите;

• Прави се анализ на информацията и се прави формулиране на оценките за изпълнението на задачите;

• Прави се сравнение на резултатите от анализа и оценката с планираните резултати и с прогнозираният ход на проекта;

• Планират се и се извършват действия за коригиране на проекта, ако се установят отклонения от планираните резултати.

 

    Реалният ход на проекта периодично се сравнява с плана за изпълнение към моментите на „крайъгълните камъни“ (възловите срокове) на проекта. Основният документ, въз основа на информацията от който се прави планирането на мониторинга е логическата матрица и по-конкретно данните за планираните ресурси, резултати, дейности и показателите за тяхната оценка.

        Системата за мониторинг и контрол трябва да може да даде отговори на следните въпроси:

• Дали ще може да се постигне целта на проекта?

• Дали изпълнението на проекта ще се вмести в първоначално планирания бюджет?

• Дали ще се спази срока за изпълнение на проекта?

• Дали ще се спази договореното качество?

• Дали членовете на проекта ще работят качествено и с необходимото натоварване?

• Дали другите ресурси се използват пълноценно и правилно, както и дали материалите са качествени и др.?

        

   Отговорите на тези въпроси обособяват основните параметри на контролинга на проекта, които са: цел, бюджет, срок, качество, качество на работа и използване на ресурсите. Първите четири параметри (цел, бюджет, срок и качество) са обобщаващите параметри за изпълнението на проекта, а останалите два (качество на работа и използване на ресурсите) са параметри за задълбочен контрол и те биват контролирани само при необходимост да се конкретизират причините за незадоволителното ниво на изпълнението на проекта (ако е такова).

 

       Ако се наложи да се удължи срока на проекта, това ще доведе не само до допълнителни разходи, но и до преки материални и нематериални загуби. В някои случаи, заради стремежа проекта да бъде изпълнен в срок обаче, се влошава неговото качество, което също е нежелано.

        

   Системата и процедурите за мониторинг трябва да отговарят на следните условия:

• Обект на мониторинга и контрола са предимно заложените в плана резултати от проекта.

• Критериите за мониторинг и контрол трябва да бъдат определени предварително.

• Процедурите за извършване на мониторинг и контрол трябва да са опростени и лесни за приложение.

• Отчетите по контрола трябва да бъдат с постоянна периодичност, като честотата на отчетите зависи от продължителността и сложността на проекта. Напр. при проект с изпълнение 1 година, трябва да се правят отчети на всеки две седмици по отношение на дейностите и на всеки шест седмици по отношение на изпълнението на възловите срокове. Рисковите дейности могат да подлежат на контрол и мониторинг по-често.

• Отчетите трябва да бъдат обсъждани и съгласувани на работни срещи – за да се осигури ефективност и оперативност дискусиите трябва да бъдат насочени предимно към идентифицирането на проблемите и конкретните отговорности на членовете на екипа за тяхното решаване. Трябва да се установи къде има отклонения спрямо плана и да се предложат навременни и адекватни коригиращи действия.

• Оценката за хода на проекта трябва да бъде ефективна – като обективни показатели за тази оценка се използват разходите и времето. Ръководителят на проекта трябва да определи какви са отклоненията спрямо тези показатели и да направи прогноза за вероятния срок и разходите до приключването на проекта. Причини за отклоненията могат да бъдат: закъснения на доставките, проблеми с качеството, неизпълнени задължения на членове на екипа или на подизпълнители и др.

• Предприемане на ефикасни действия за корекция на изпълнението на проекта – включва ефикасни действия за преодоляване на закъсненията спрямо плана. В някои случаи дори може да се наложи плана да бъде променен, така че да отразява реалното изпълнение. Ефикасността на тези мерки зависи от способността на ръководителя на проекта да оцени влиянието на промените в плана върху по-нататъшните резултати от проекта, а най-вече зависи от неговата решителност да бъдат приложени необходимите корекции.

• Промени в плана – влиянието на всяка променена дейност може да се измери както на ниво отделни задачи, така и на ниво работни пакети, като това се прави спрямо всеки възлов момент от изпълнението на проекта. Трябва да се направи анализ как промените в плана ще повлияят върху очакваните резултати и върху бюджета на проекта и дали ще може тези промени да бъдат финансирани вътрешно чрез прехвърляне на ресурси от други дейности, включени в проекта.

• Решителност за предприемане на действия – тя се определя от авторитета на ръководителя и от умението му да мотивира членовете на екипа си. За да бъде постигнато това, той трябва да бъде лидер и да постигне доброволно подчинение пред мисията на проекта и да помогне на членовете на екипа да осъзнаят и разберат по какъв начин постигането на проектните цели ще помогне за постигането на техните лични цели.

        

    Концепцията за мониторинг и контрол, ориентирана към целта на проекта предвижда събраната информация да бъде използвана най-вече за оценка на обобщаващите показатели – разходи, време и краен резултат. Те обаче могат да бъдат разчленени на по-конкретни и обозрими показатели, каквито са например: конкретните срокове за изпълнението на всяка от дейностите и на всяка от задачите, резултати от изпълнението на всяка от задачите, изразходвани ресурси за всяка дейност и задача и т.н.

        

     Изграждането на системата за мониторинг и контрол на изпълнението на проекта се прави в следните основни стъпки:

1. Анализиране на целта и на очакваните резултати от проекта, за да може да се изясни каква трябва да е съответната на тях структура на мониторинга и контрола. За да бъде ефективен мониторинга, трябва целта и дейностите да бъдат ясно формулирани. Инструментът, който се използва за ясното формулиране на целта и дейностите е логическата матрица. При необходимост, някои от целите могат да бъдат коригирани, така че да отговарят на критериите реалистичност, измеримост и конкретност. Това обсъждане и евентуалните корекции формират базата, на която се изгражда системата за мониторинг.

2. Анализиране на процедурите за изпълнение, така че да могат да бъдат определени нивата на управление на проекта. Степента на детайлизиране на информацията и честотата на отчитане зависят от нивото на управление в проекта. Основа за идентификацията на нуждата от контролна информация за проекта е логическата матрица. Потребностите от информация трябва да са обвързани с нивата на управленската структура на проекта.

3. Анализиране на показателите за оценка на постигането на целта на проекта. Основната слабост при изграждането на система за мониторинг и контрол е свързана с определянето на набора от показатели, по които ще бъдат извършвани. Най-често възникващите проблеми са свързани с: използване на прекалено много показатели; използване на ненужно усложнени показатели; концентриране върху формални показатели, които обаче на са достатъчни за пълна оценка на изпълнението на проекта.

4. Подготовка на отчетните форми – те трябва да бъдат такива, че на мениджърите да им бъде осигурен достъп до подходяща и навременна информация, която да използват за анализирането на изпълнението на проекта.

5. Подготовка на план за използване на системата за мониторинг – в него се конкретизират необходимият персонал за извършването на мониторинга и контрола, необходимото обучение и умения и отговорностите, които персонала ще има по отношение на събирането на информацията и изготвянето на отчети за изпълнението на дейностите и задачите по проекта.

 

​

Източници:

Найденов, Н., Мениджмънт на проекти. Русе, РУ, 2005.

Найденов, Н., Управление на проекти. Силистра, РИТТ, 2011.