Планирането и прогнозирането на дейността на организацията се извършва въз основа на данните, получени от различни видове анализи, които се правят в организацията. Един от най-често провежданите анализи в организациите е анализът на обкръжаващата за организацията среда, който включва анализ на факторите на вътрешната и на външната среда. Тези фактори влияят върху успеха на всяка организация и ръководството трябва да познава тяхното действие и тенденциите в тяхното развитие в детайли, за да може да контролира или управлява тяхното въздействие чрез минимизиране на негативното им влияние върху нейната дейност и чрез възползване от благоприятните възможности, които те понякога създават.

 

​

Вътрешна среда за организацията

 

   Вътрешната среда на организацията представлява съвкупност от ресурсите с които тя разполага (финансови, човешки, материални и информационни) и интегрираните системи и механизмите за управление, които тя използва. Поради тази причина управлението на организацията е насочено не само към поддържането на такова взаимодействие между наличните ресурси и интегрираните системи и механизми, че да се постигне максимална ефективност на производствения процес, но и към осигуряването на условия за това взаимодействие. Това се постига чрез оказване на влияние и контрол върху факторите на вътрешната среда от страна на ръководството.

 

      Ресурсите на организацията са следните:

• Материални ресурси – към тях се включват: материалите, суровините, машините, оборудването, сградите, превозните средства, нужната енергия за производство и готовите продукти.

• Човешки ресурси – тук се включват всички служители и работници в организацията. Персоналът обикновено се разделя на две основни части: управленски персонал (ръководители) и изпълнители (специалисти, служители и работници). Човешките ресурси са от особено важно значение за съществуването на организацията и затова много фирми обръщат специално внимание на кадрите си като им предоставят фирмени обучения, допълнителни възнаграждения и допълнителни облаги.

• Финансови ресурси – тук се включва собствения и привлечения капитал, като при анализирането на финансовото състояние на организацията често се изчислява съотношението между тях. Наличието на повече собствени финансови средства повишава рентабилността на организацията и я прави по-устойчива при евентуални кризи.

• Информационни ресурси – тук се включва цялата информация, с която организацията разполага по отношение на своите клиенти, партньори и конкуренти.

​

     Интегрираните системи и механизми, които една организация използва са следните:

• Фирмената култура и организационните ценности, към които се включват и мисията, визията и целите на организацията.

• Технологията на производство – когато се прави анализ на технологията на производство се разглежда начина, по който наличните ресурси се включват в производството на стоката или услугата и етапите на самото производство.

• Комуникационната система в рамките на организацията – тук се включва: начинът на комуникация между служителите в самите отдели, начинът на комуникация между различните отдели, начинът на комуникация между ръководителите и техните подчинени и начинът на комуникация с клиентите, партньорите и другите заинтересовани от дейността на организацията лица.

• Управленската структура – при анализа на управленската структура се разглежда какви са длъжностите в организацията, кои са нейните ръководители и как са разпределени правата и отговорностите между служителите в организацията.

• Маркетинговите похвати, които фирмата използва – тук се разглеждат: избора на магазини, в които ще се продава продукта, дизайна на продукта и на неговата опаковка, начина на ценообразуване, каналите за дистрибуция, избора на комуникационни канали и др.

 

​

Външна среда за организацията

​

      Външната среда за организацията представлява съвкупност от фактори, влияещи върху нейната дейност, които се намират извън организацията и които не могат да бъдат контролирани от нея. Тези фактори могат да бъдат разделени на общи и специфични.

 

      Общите външни фактори (факторите на външната макросреда) се разделят на следните групи:

• Икономически фактори. В групата на икономическите фактори влизат: размера на вътрешния брутен продукт, инфлацията, нивото на безработицата, макроикономическата стабилност на страната, инвестиционния климат, размера на лихвите по кредитите, данъчният режим и други. Във всяка държава тези фактори имат различни показатели.

• Политически фактори. В тази група се включват: нормативната уредба и законите, държавната политика, членството на дадената държава в различни международни организации, подписаните от страната международни договори и спогодби, политическата стабилност в страната, вътрешният ред и сигурност, нивото на престъпността и корупцията в страната и институционалният контрол.

• Технологични фактори. Тук се включват: достъпът до даден пазар, изградената инфраструктура и иновациите и технологиите, които се използват в сферата, в която организацията развива своята дейност. 

• Социално-културни фактори. В тази група се включват: демографските тенденции, ниво на бедност и безработица, антропогенната среда и наличните ресурси, социалните ценности и нагласи и културата на дадена нация или общност. Модните тенденции също могат да бъдат включени в тази група фактори.

• Екологичните фактори. Към екологичните фактори се включват всички влияния, които организацията оказва върху околната среда. Тези влияния се изразяват в замърсяване на въздуха, водата, унищожаване на гори и други природни местности и т.н. Все повече компании в днешно време се стремят да намаляват вредното влияние от своята дейност върху природата като използват добри екологични практики, като: paperless решения; намаляване на вредните емисии от превозните средства, които използват; намаляване на замърсяванията на водата чрез използване на филтриращи системи; намаляване на замърсяванията на въздуха чрез монтиране на филтри на комините си; използване на енергоспестяващи уреди и машини и т.н.

​

     Към групата на специфичните външни фактори (факторите на външната микросреда) спадат:

• Доставчиците, които доставят на организацията суровини, материали, оборудване, информация и финансови средства. При анализа на доставчици се разглежда: начинът на доставка, цените, качеството на доставените ресурси и др.

• Потребителите и клиентите на фирмата – при анализа се разглежда тяхната структура, размер на доходите им, ценности, нагласи, мотиви, начин на достигане на решение за покупка и др.

• Конкуренцията - когато се анализира конкуренцията, се разглеждат следните аспекти: броя и размера на конкурентите, техните пазарни позиции и маркетинговите стратегии, които те използват.

• Държавните институции – влиянието, което те оказват на организацията се осъществява чрез законите и нормативните актове, които приемат и с които тя трябва да се съобразява при извършване на дейността си. Много често законите и нормативните актове биват променяни, затова организацията трябва стриктно да следи тези промени и да адаптира дейността си спрямо тях.

• Заинтересовани лица, които влияят върху дейността на фирмата – те могат да бъдат: граждански организации, други компании, неправителствени организации, както и отделни граждани.

​

   Според повечето специалисти по-силно е влиянието върху организацията от страна на специфичните външни фактори, отколкото от страна на общите. Като цяло, външната среда в съвременните условия се характеризира с неопределеност за повечето организации, тъй като никога не може да се каже с точност какво, кога и как би повлияло върху организацията.

   

       Когато се прави анализ на външната среда на организацията, тя може да бъде определена като устойчива, когато организацията в настоящия момент има малко конкуренти и появата на нови е малко вероятна, когато заинтересованите лица са пасивни, когато няма големи промени при поведението на потребителите и т.н. Ако, обаче има много фактори на външната среда, които влияят върху организацията и те са доста динамични, то тогава външната среда за организацията може да бъде определена като сложна. 

​

​

          Изучаването и анализирането на вътрешната и външната среда на организацията е от особена важност за нейната дейност, тъй като по този начин се получава ценна за организацията информация, която служи при планирането на нейната дейност и прогнозирането на евентуалните продажби и съответстващия на това обем на производството. Всеки един от факторите на обкръжаващата среда влияе по различен начин и това трябва да бъде наблюдавано и следено, за да се ограничат навреме негативните ефекти от тяхното влияние. В същото време, трябва да се следи и кои фактори влияят благоприятно върху дейността на организацията, като пораждат нови възможности за нея, от които тя може да се възползва, за да повиши конкурентоспособността и печалбите си.

 

 

Източници:

1. Михайлов, М., „Анализ на видовете среди на организацията“, НБУ

2. Христова, Т., „Вътрешна и външна среда на организацията“, публ. на 14.10.2020 г., достъпно на: https://www.novavizia.com/vytreshna-i-vynshna-sreda-na-organizatsiyata/